ايتنا - یک راه مناسبتر این است که کد QR روی کارت ویزیت خود را به پروفایلتان در یک شبکه ارتباطات حرفهای لینک کنید تا مشخصات شغلی، عکس و یادداشتهایتان بخشی از کارت ویزیت کاغذی شما بشود.
شبکههای ارتباطات حرفهای به عنوان ابزار مدیریت ارتباطات
سايت خبری ايتنا , 12 آذر 1390 ساعت 15:36
ايتنا - یک راه مناسبتر این است که کد QR روی کارت ویزیت خود را به پروفایلتان در یک شبکه ارتباطات حرفهای لینک کنید تا مشخصات شغلی، عکس و یادداشتهایتان بخشی از کارت ویزیت کاغذی شما بشود.
در بخش قبل نگاهی داشتیم به مشکلات کارت ویزیتهای کاغذی. همچنین به راههای متفاوتی که میتوانید کارت ویزیت دیجیتال خود را از تلفن همراهتان بفرستید اشاره شد.
حالا فرض کنیم با یک جیب پر از کارت ویزیت کاغذی از نمایشگاه یا کنفرانسی بازگشتهاید و مایلید آنها را به شکلی قابل دسترس آرشیو کنید.
چند راه معمول برای این کار عبارتست از:
- نگهداری کارتهای کاغذی در آلبوم کارت ویزیت، رولودکس یا کشوی میز (که دلایل ناکارآمدی این شیوه در یادداشت پیش بیان شد.)
- ورود اطلاعات در یک فایل متنی یا اکسل: با توجه به شیوههای بسیار کارآمدتری که در زیر اشاره میشود روش جالبی به نظر نمیرسد، هرچند بسیاری افراد هنوز از همین شیوه استفاده میکنند.
- ورود اطلاعات در یک CRM سازمانی یا سیستمهای سادهتر مدیریت ارتباطات Contact Management: در اغلب این سرویسها اطلاعات اشخاص موردنظر را شامل نام و شغل و تلفن و نشانی و ایمیل به صورت دستی به صورت یک ارتباط یا Contact وارد میکنید، و میتوانید با ایجاد یادداشتهایی برای هر شخص توضیح لازم را درج کنید. سابقه تماس با هر فرد را وارد نمایید و اغلب امکان برچسبگذاری برای هر ارتباط را فراهم میکنند. اگر هر فرد به صورت جداگانه ارتباطات خود را مدیریت کند نرمافزارهای Contact Management شخصی کافیست و در سازمانهای بزرگتر که اشتراکگذاری و پیگیری ارتباطها در تیمهای بازاریابی، فروش و پشتیبانی شامل افراد متعدد و تعریف فرآیندها موردنیاز باشد از نرمافزارهای مفصلتر CRM استفاده میشود.
در انواع قدیمی تر این نرمافزارها اطلاعات در دیتابیس سازمان خودتان نگهداری میشد و در نسخههای مدرنتر اطلاعات در سرورهای cloud نگهداری شده و به صورت اشتراک یا Software as a service ارائه میشود. برخی از این نرمافزارها امکان خواندن پروفایل شغلی یا فعالیتهای کاربران واردشده از شبکههای اجتماعی را نیز فراهم میکنند. از رایجترین این ابزارها در سطح جهانی برای شرکتهای کوچک و متوسط میتوان به Salesforce و Sugar CRM(برای سازمانها)، Highrise (برای تیمهای کوچکتر که به دنبال ابزاری آسان و موثر هستند) و نرمافزار قدیمیتر ACT اشاره کرد.
- آدرس بوکهای یکپارچه Universal address books مثل plaxo که امکان ورود اطلاعات دستی و سینک کردن آن با ارتباطهایتان در آدرس بوک ایمیل و شبکههای اجتماعی را فراهم میکنند. بهرغم امکانات قابل توجه این ابزارها، برای نگهداری اطلاعات به زبان فارسی کارایی چندانی ندارند.
- اپلیکیشنهای آرشیو کارت ویزیت کاغذی برای تلفنهای همراه آیفون و اندروئید: در این اپلیکیشنها کارت ویزیتهای دریافت شده را با دوربین تلفن خود اسکن میکنید و با قابلیت OCR به متن تبدیل شده و معمولاً به آدرس بوک تلفن یا فهرست ارتباطات شما در یک شبکه ارتباطات حرفهای اضافه میشود. این نرمافزارها هنوز قابلیت خواندن کارتهای ویزیت فارسی زبان را ندارند و امکانات آرشیو و پیگیری آنها اغلب محدود است.
- افزودن افراد در یک شبکه ارتباطات حرفهای: اگر اشتراک گذاشتن ارتباطات و تعریف فرآیندها در یک CRM سازمانی الزامی برایتان نیست و ترجیح میدهید ارتباطات خود را به صورت فردی مدیریت کنید، استفاده از یک شبکه ارتباطات حرفهای برای این منظور مزایای قابل توجهی به همراه دارد که به برخی از آنها در ادامه اشاره میشود.
پس از ورود اطلاعات کارت ویزیتهای کاغذی در یکی از این ابزارها (نرم افزار مدیریت ارتباطات، آدرس بوک یکپارچه یا شبکه ارتباطات حرفه ای) امکانات زیر برای مدیریت ارتباط ها در اختیار شما قرار میگیرد:
- میتوانید هر ارتباط را با یک یا چند کلمه مرتبط برچسبگذاری کنید. با این کار در زمان نیاز خیلی راحت روی یک برچسب کلیک میکنید و میبینید که چه کسانی را در آن موضوع میشناسید. با کلیک روی مثلاً برچسب «اصفهان» به تمام ارتباطهایتان در شهر اصفهان، یا با کلیک روی برچسب «تلکام ۹۰»، به تمام کسانی که در این نمایشگاه کارت ویزیتشان را به شما دادهاند، دسترسی خواهید داشت.
- میتوانید توضیحات مرتبط با هر ارتباط را به صورت یک یادداشت برای ارجاع بعدی زیر آن بنویسید.
- نرم افزارهای مدیریت ارتباطات امکان پیگیری تماسهای انجام شده با یک فرد را فراهم میکنند.
- ارتباطهای شما به صورت قابل جستوجو و برچسبگذاری شده از طریق تلفن همراه، کامپیوتر، تبلت یا هر ابزار دیگر متصل به اینترنت همیشه در دسترستان است.
استفاده از شبکههای ارتباط حرفهای علاوه بر امکانات فوق، مزایای دیگری نیز به همراه دارد که در سایر شیوههای گفته شده فراهم نیست:
• نیازی به ورود اطلاعات آن شخص به صورت دستی نیست.
• اطلاعات او قدیمی نمیشود و توسط خود شخص بهروز میشود، به علاوه اغلب فرد عکس و رزومه کامل خود را در پروفایلش درج میکند که شما چنین اطلاعاتی را در اختیار ندارید.
• برخلاف نرمافزارهای contact management، این ارتباط دوطرفه، دارای چهره انسانی و ادامهدار است. احتمالاً آن فرد هر از گاهی به پروفایل خود سرمیزند و عکس و یادداشتها و اخبار مرتبط با یکدیگر را خواهید دید. بدون اینکه لزوماً صحبتی مستقیم با هم انجام داده باشید، او پس از مدتی شما را به عنوان یک «ارتباط و آشنای خود» خواهد دید، نه به عنوان مثلاً فروشنده غریبه یک محصول. چنین دیدی باعث افزایش اعتماد و تسهیل انجام یک تعامل تجاری در زمان نیاز خواهد شد.
• در حالی که یک CRM یا نرمافزار مدیریت ارتباطات تنها ارتباطهای مرتبه اول شما (مشتریان یا آشنایان) را نشان میدهد، در یک شبکه ارتباطات حرفهای ارتباطهای مرتبه دوم(آشنایان ِ آشنایان) را هم خواهید دید. داشتن دویست ارتباط مرتبه اول به معنای چند هزار ارتباط مرتبه دوم خواهد بود که میتوانند جزو شبکه ارتباطی شما محسوب شوند.
البته مزایای فوق مشروط بر این است که تمام افراد مورد نظرتان در آن شبکه ارتباطی پروفایل داشته باشند یا دعوت شما را برای ایجاد پروفایل خود بپذیرند. برای رفع این محدودیت مهم، شبکه ارتباطی یو۲۴ (http://u۲۴.ir) تلفیقی از هر دو شیوه مدیریت ارتباطات Contact Management و شبکههای ارتباط حرفهای Professional Networking را در ساختاری یکپارچه ارائه میدهد.
در بخش مدیریت ارتباطات آن سایت، کلیه ارتباطات شما چه روی آن شبکه پروفایل داشته باشند و چه کارت ویزیت کاغذی آنها را به صورت دستی وارد کرده باشید، در یک فهرست الفبایی با قابلیت برچسبگذاری و درج یادداشت و امکانات دیگر ذخیره میشود.
به دو نکته دیگر در انتهای این یادداشت اشاره میکنیم:
یک) اگر مجموعهای از کارت ویزیتهای قدیمی جمع کردهاید، ورود آنها به یک دیتابیس قابل جستوجو به دو شیوه دستی و OCR قابل انجام است. OCR نه تنها برای حروف فارسی به سختی امکانپذیر است - به خصوص با طرحها و فونتهای فانتزی که گاه روی کارتها استفاده میشود - که برای کارتهای لاتین هم دقتی نزدیک به صد در صد فراهم نمیکند(که میتواند به معنای خواندن اشتباه یک رقم از شماره تلفن یا حرفی در ایمیل یا نشانی باشد). به همین علت در اپلیکیشنی مثل Cardmunch (که اخیراً توسط لینکداین خریده شد) پس از اینکه اطلاعات کارت ویزیتهای لاتین خود را اسکن کردید، این اطلاعات به سرور آن شرکت فرستاده شده و توسط پرسنل انسانی (در واقع توسط افرادی در کشورهای کم درآمد که در سیستم Amazon Mechanical Turk کارهای کوچک را با هزینهای کم انجام میدهند) مورد مقایسه و بازبینی قرار میگیرد. شرکتهای دیگری در آمریکا و اروپا هستند که بسته کارت ویزیتها را اسکن شده یا با پست از شما میگیرند و در ازای دریافت مبلغی، آنها را به صورت یک فایل قابل ورود در نرمافزارهای مدیریت ارتباط تحویل میدهند.
در هر حال برای آرشیو کارت ویزیتهای کاغذی فارسیتان، شاید بهتر باشد به استفاده از نرمافزارهای OCR فکر نکنید. اگر فرصت ندارید چند ساعت را به ورود این اطلاعات اختصاص بدهید و منشی اختصاصی هم ندارید، بهتر است از یکی از نوجوانهای مسئولیتپذیر فامیل بخواهید ورود و بازبینی اطلاعات را برای شما در ازای مبلغی انجام دهد. و البته پیش از آن کارتهای خیلی قدیمی که فکر میکنید صاحب آن شما را به یاد نخواهد آورد را دور بیندازید.
دو) در یادداشت پیش به استفاده از کدهای QR روی کارت ویزیتهای کاغذی اشاره شد. اگرچه میتوانید اطلاعات تماس خود را به صورت یک vcard در این کدها منتشر کنید، این کار معمولاً به دلیل تراکم بالای کدحاصل توصیه نمیشود و برخی اوقات گوشیهای تلفن در خواندن آن مشکل خواهند داشت. به علاوه اغلب افراد مایل نیستند هر فردی که از او کارت ویزیت میگیرند را بلافاصله به آدرس بوک تلفن خود بیفزایند.
یک راه مناسبتر این است که کد QR روی کارت ویزیت خود را به پروفایلتان در یک شبکه ارتباطات حرفهای (اگر عمده مخاطبان شما خارج از ایران هستند به پروفایلتان در لینکداین و اگر داخل ایران هستند به پروفایلتان دریو ۲۴ یا یک شبکه ارتباط حرفه ای دیگر) لینک کنید تا مشخصات شغلی، عکس و یادداشتهایتان بخشی از کارت ویزیت کاغذی شما بشود.
در بخش بعدی از این سری یادداشت ها، به مزایای استفاده از شبکههای ارتباط حرفه ای برای یافتن خدمات دهندگان (در مقایسه با نیازمندیهای روزنامه، سایتهای آگهی، یلوپیج ها و کتابهای راهنما) خواهیم پرداخت.
کد مطلب: 20355
آدرس مطلب: https://www.itna.ir/article/20355/شبکه-های-ارتباطات-حرفه-ای-عنوان-ابزار-مدیریت