ایتنا- چگونه می‌توانید کار خود را به اتمام برسانید؛ در حالی که همکاران شما با پرسیدن سوال و یا گفت‌وگو وقفه در کار شما به وجود می‌آورند؟

مترجم: حاتم شيرعليزاده
طي يكي دو سال اخير، موضوعات دوركاري و مديريت بهينه اوقات كاري كارمندان توسط مديريت و خود ايشان به دو دغدغه اصلي مسئولان و دست‌اندركاران امر در كشور ما تبديل شده است.
نوشتار زير در همين راستا و به منظور پيش روي نهادن راهكارهايي با تكيه بر فناوري‌هاي الكترونيك و مخابراتي و ترفندهايي مبتني بر آن و استفاده از تجربيات كشورهاي ديگر در اين خصوص به زبان فارسي برگردان شده و در معرض استفاده شما خوانندگان گرامي قرار داده شده است.

خداحافظ كار طولاني!
کار کردن از ساعت ۸ صبح تا ۵,۶ وحتی ۷ بعدازظهر؟ با اين وضع چگونه می‌توان به امور زندگی رسید؟
به خصوص وقتی که کار روزمره تا ساعاتی از عصر ادامه دارد و طولانی‌تر هم می‌شود. سوال اینجاست که چه کاری از دست شما ساخته است؟
به تبع شما باید تماس‌هايي بگیرید، ایمیل‌هايی بزنید، در جلسه‌ای حاضر شوید و گزارش کاریتان را تسلیم کنید.

به هر جهت اجازه ندهید که چنین موضوعی شما را از کوره به در کند. با ابزار صحیح و سرویس‌هایی که در اختیار شماست می‌توانید جلوی دیرکرد خود را بگیرید و سر موعد مقرر و حتی زودتر محل کارتان را ترک کنید. همچنين برای بیشتر مدیران مهم نیست که کجا و چگونه کارتان را انجام می‌دهید. مهم تحویل کار در اسرع وقت می‌باشد. با استفاده از ترفندهای پیشنهادی علاوه بر اینکه در وقت صرفه‌جویی کرده‌اید حتی می‌توانید به تفریح عصر هنگام خویش با خانواده برسيد.

مدیریت بر کارهایی که باید انجام دهید
یک لیست خوب «کارهای انجامی» اساس بازده مناسب شغلی می‌باشد. زمانی که فراموش کرده‌اید گزارش کاریتان را تسلیم کنید چنین ابزاری به دادتان خواهد رسید و شما را پیش از پايان ساعت كاري از شر کار خلاص می‌کند.
ترفند پیشنهادی، پیدا کردن یک سیستم کارهای انجامی می‌باشد که کارآمدتر از هر برچسب یادداشت زرد رنگ و یا دفترچه یادداشت پرشده‌اي می‌باشد. هر دوی این راه‌کارها هم ممکن است که هم از چشمتان بیفتند وهم اینکه مورد فراموشی واقع شوند و در واقع زمانی که باید کاری را انجام دهید نمی‌توانند برایتان پیامی ارسال کنند وانجام آن را یادآوری کنند.

كي زرنگ‌تره؟!
Producteev یک نرم‌افزار مجانی مدیریت کار مبتنی بر شبکه با یک سری امکانات گلچین شده است که هیچ کجای دیگر نمی‌توانید مانند آن را بیابید. بهترین کارکرد آن توانایی اضافه کردن وظایف به لیست مورد نظر می‌باشد.در ضمن شما می‌توانید بسته به شرایط از هر کدام یک از ابزارهای شبکه، ایمیل، پیام فوری و یا گوشي خود استفاده کنید. این نرم‌افزار حتی می‌تواند وظایف شما را با Google Calendar منطبق سازد وهمچنین مواردی را به صفحه اصلی iGoogle شما بیافزاید.

Producteev هر زمان که بخواهید می‌تواند به کمک شما بیاید و نه تنها وظایفتان را در فهرستي قرار می‌دهد، بلکه آنان را بازبینی و به وقتش نیز یادآوری می‌کند. این برنامه در حال حاضر خیلی عالی نیست و با Outlook سازگاری ندارد و برای آندروئید و بلکبری طراحی نشده است، اما ویژگی‌های یک رسانه اجتماعی یکدست را داراست. برای مثال شما می‌توانید همکاران خود را این‌گونه و با یک رقابت ساده به چالش بکشید که: «چه کسی می‌تواند بیشتر از عهده کارها برآید؟»

البته برخی دیگر از نرم‌افزارهای سنگین‌تر همچون Milk را نیز به خاطر داشته باشید که گلچینی از فعالیت‌هایي که باید انجام شوند را به شما پیشکش می‌کند. این برنامه همراه همیشه و همه جا قابل استفاده بر روی تمامی گوشی‌های همراه می‌باشد. اگرچه برای استفاده سالیانه از آن باید مبلغ ۲۵ دلار بپردازید. یکی از برنامه‌هاي دیگر Toodledo Pro می‌باشد که همان امکانات را به شما هديه می‌کند و هزینه سالیانه آن تنها ۱۵ دلار است.

در دسترس باشيد
فرض کنید ارباب رجوعی در حین خوردن ناهار با شما تماس می‌گیرد و پیغام خود را بر روی پیغامگیر تلفن می‌گذارد اما متاسفانه شما تا ساعاتی بعد فراموش می‌کنید که پیغام‌های دریافتی را چک کنید. این موضوع زمانی اهمیت پیدا می‌کند که گره مشکل ارباب رجوع تنها به دست شما باز می‌شود و در واقع زمانی تحقق یافتنی است که شما در دسترس باشید. اینجاست که سرویسی همچون Google Voice وارد بازی می‌شود و نقشی موثر ایفا می‌کند.

در ابتدا استفاده از این نرم‌افزار در گرو داشتن یک دعوت‌نامه قابل استفاده بود ولی اکنون استفاده از آن برای عموم آزاد است. خصوصیات این سرویس طوری می‌باشد که برای افراد پرمشغله بسیار کاربردی است. یک شماره تلفن که می‌تواند با شماره‌های دیگر شما از جمله منزل، محل کار، کارگاه، تلفن همراه و غیره تماس بگیرد. البته می‌توانید به دلخواه یکی از آنها را نیز انتخاب کنید. یکی از بهترین ویژگی‌های این سرویس تبدیل پیغام‌های صوتی به متن و ارسال از طریق ایمیل به دست شما می‌باشد. راهی مطمئن که کمک به دریافت پیغام‌های ضروری می‌کند.

گزینه دیگر سرویس Phone Booth است که با همان ویژگی‌ها در اختیار افراد پرمشغله می‌باشد.این سرویس علاوه بر مدیریت تماس‌ها و آوانویسی پیام‌های صوتی، گزینه‌های بیشماری دارد و ارباب رجوع می‌تواند با یک کلیک در وب‌سایت شما از راه‌ها و حوزه مورد نظر با شما در ارتباط باشد.
هر دو سرویس مجانی می‌باشند هرچند Phone Booth با ویژگی‌های اضافی، ماهیانه ۲۰ دلار تمام مي‌شود که می‌تواند بسیار کاربردی باشد. برای مثال می‌توانید با این سرویس به طور نامحدود تماس‌های محلی و حتی بین‌المللی داشته باشید.

ايميل زدن بدون دخالت دست!
یک دقیقه از کار جلو افتادن برابر با از سر و ته کار زدن در ساعات پایانی کار می‌باشد. Outloook ۲۰۱۰ این امکان را فراهم می‌سازد تا دقایق زیادی را به نفع خود ذخیره کنید. Quick Step ویژگی جدیدی است که به این نسخه اضافه شده است تا در عین واحد چند عملیات از جمله پاسخگویی، حذف،ایجاد پیام جدید و حتی منتقل کردن پیام‌های دریافتی به یک پوشه خاص را به طور همزمان پیگیری می‌کند.  Quick Step این امکان را به کاربر می‌دهد تا ایمیل غیرعادی و مورد نظر خود را بسازد و آن را با یک کلیک فعال سازد.

معطل نشويد
چگونه می‌توانید کار خود را به اتمام برسانید؛ در حالی که همکاران شما با پرسیدن سوال و یا گفت‌وگو وقفه در کار شما به وجود می‌آورند؟
دو پیشنهاد برای به حداقل رسانیدن این‌چنین وقفه‌هایی وجود دارد. برای مبتدیان، استفاده کامل از خودپاسخگوی Outlook پیشنهاد می‌شود. این روش تنها برای زمانی که بیمار و یا در مسافرت هستید، نیست؛ بلکه بدین طریق به دیگران نشان می‌دهید که امروز سرتان حسابی شلوغ است و حتی قادر به پاسخگویی از طریق ایمیل و یا تلفن نیستید، چه برسد به اینکه با همکاران خود صحبت کنید.

به علاوه توصیه می‌شود یک جفت هدفون خریداری کنید. در واقع نیازی نیست که حتما با آنها موسیقی گوش فرادهید بلکه با قرار دادن آنها در گوش‌های خود دیگران را آگاه می‌کنید که در حال گوش دادن موسیقی هستید و بهتر است به حریم شخصیتان نفوذ نکنند و بعدا به شما رجوع کنند.

استفاده از ایمیل به جای تماس‌های تلفنی
فرض می‌کنیم شما راس ساعت ۴ کارهایتان را تمام کرده‌اید و آماده رفتن به خانه هستید و تنها کار باقیمانده گزارش پیشرفت کار مورد نظر به ارباب رجوع یا مشتری می‌باشد. شما با مشتری تماس می‌گیرید ولی مخاطب مورد نظر در حال مکالمه‌ای بی‌وقفه می‌باشد و توجهی به پشت خطی خود ندارد. خب چه باید کرد؟

از طرفی نمی‌توانید گستاخ باشید و از سویی دیگر هم نمی‌توانید به خاطر سهل‌انگاری فرد دیگری معطل شوید و وقت خود را بیهوده هدر دهید، اما به ناچار می‌نشینید و نظاره‌گر از دست رفتن دقایق ارزشمندتان می‌شوید. این یکی از مهمترین دلایلی است که افراد پرمشغله ایمیل را گرامی می‌دارند و برایشان بسیار کاربردی و کارراه‌انداز است.

به طور حتم گفت‌وگوی داغ تلفنی با مشتری راهی بسیار مناسب برای رسیدن به توافقات نهایی می‌باشد اما نیاز دارید که اطلاعات لازم را به مدت چند روز ذخیره کنید و اگر جواب سوال شما بسیار ساده می‌باشد سریع گوشی تلفن را برمی‌دارید، به جای این دست به کار شوید و از طریق ایمیل سوال خود را برای مشتری بفرستید.
در ضمن همیشه و هر کجا می‌توانید پاسخ ایمیلتان را بر روی تلفن هوشمند خود مشاهده کنید (البته بهتر است پشت فرمان چنین کاری را نکنید!)

استفاده از پیغام فوری به جای ایمیل
شاید ایمیل سریع‌تر از تماس تلفنی باشد اما کندتر از پیام فوری(IM) به حساب می‌آید. مثال قبل را در نظر بگیرید و اینطور فرض کنید که تا گزارش پیشرفت کار را به مشتری نداده‌اید نمی‌توانید محل کار خود را ترک کنید. از طرفی مشتری مورد نظر ممکن است ایمیل خود را برای ساعاتی چک نکند اما اگر شما یک آدرس براي پیام فوری(Instant Messaging) داشته باشید خیلی سریع می‌توانید سوال خود را از مشتری بپرسید.

پرسشی که در اینجا به ذهن خطور می‌کند این است که اگر مشتری دفتر از یاهو مسنجر و شما از گوگل‌تاک استفاده کنید، آن وقت چه باید کرد؟
نگران نباشید؛ چاره کار نزد Meebo است. این سرویس در مرورگر شما می‌نشیند و این قابلیت را به شما می‌دهد تا با مسنجرهای شبکه‌های مختلفی از جمله AIM،ICQ،MSN و حتی فیسبوک به چت یا گفت‌وگو بپردازید. برای راه‌اندازی این سرویس نیازی به نصب هیچ‌گونه نرم‌افزازی ندارید. تنها کاری که باید بکنید این است که از مسئول فناوری اطلاعات دفترتان یک رمز عبور مجانی بگیرید.

استفاده از پیامك به جای پیغام فوری
پیام فوری راهکاری مناسب برای گرفتن نتیجه و بازخورد می‌باشد اما همیشه کاربردی نیست. چه اتفاقی می‌افتد اگر شما به تاییدیه رئیس خود در توافق نهایی فروش نیاز داشته باشید ولی وی در جلسه‌ای شرکت داشته باشد که دسترسی به پیام فوری ندارد؟

پاسخ ساده است، به جای استفاده از پیام فوری یک پیام متنی برای رئیستان ارسال کنید - البته به شرطی که موافقت قبلی را از وی گرفته باشید- در این شرایط نمی‌توانید به ارسال ایمیل بسنده کنید زیرا ممکن است رئیس یا مدیر شما تا اتمام جلسه ایمیل خود را چک نکند. معمولا پیام متنی که از گوشی ارسال می‌شود فوریت خاصی دارد و محتمل‌تر است که رئیس بتواند زیرچشمی و زیر میز کنفرانس آن را مشاهده کند. در این مواقع سعی کنید سئوالتان کوتاه و جامع باشد، برای مثال: «آیا با تجدید قرارداد کمپانی فلان با مبلغ بهمان موافقید؟»
به تبع مدیر شما نیز با یک پاسخ «بله» يا «خير» کارتان را آسان می‌کند و شما به دنبال انجام آن می‌روید.

فرار از جلسه به مدد فناوري!
جلسه‌ای که سر موقع به اتمام برسد به ندرت یافت می‌شود. چگونه می‌توانید بدون اینکه به دردسر بیفتید خود را از این جلسات طولانی و خسته کننده خلاص کنید؟ اگر یک تماس مصلحتی و از پیش تعیین شده می‌تواند شما را نجات دهد پس دست به کار شوید.

برای این کار می‌توانید با یکی از دوستان قابل اعتماد خود از پیش هماهنگ شوید که راس ساعتی معین با شما تماس بگیرد یا اینکه يك نرم‌افزار تماس تقلبی همچون Fake-A-Call که برای آیفون طراحی شده است را بر روی گوشیتان نصب کنید. با این نرم‌افزار و پس ازدریافت یک تماس دروغین می‌توانید برای مثال با پزشک یا وکیل خود به صحبت بپردازید و سپس به بهانه‌های مختلف جلسه را ترک کنید. شاید این حرکت کمی ناجوانمردانه باشد ولی با یک عذرخواهی کوچک از شر جلسه‌ای بي‌فايده و خسته‌کننده راحت می‌شوید. اگر هم گوشی شما آیفون نیست می‌توانید از نرم‌افزار Fake My Call یا نرم‌افزار Fake-A-Call Free برای گوشی‌های آندرویدی استفاده كنيد.

فرار از ترافيك
وقتی خیلی زودتر کار خود را تمام کرده‌اید اما خارج از دفتر کار گرفتار ترافیک می‌شوید چه ترفندي می‌تواند موثر باشد؟
به تبع بدون کمک خارجی از مکان ترافیک آگاهی نخواهید یافت. به جای اینکه منتظر گوینده رادیویی و گزارش ترافیکی‌اش باشید می‌توانید نرم‌افزار Beat The Traffic را بر روی آیفون یا بلکبری خود نصب کنید(beatthetraffic.com).

این نرم‌افزار عالی، ترافیک منطقه شما را ترسیم می‌کند و این امکان را به شما می‌دهد که بهترین تصمیم در تغییر مسیر و رانندگی با خیال آسوده‌تر را داشته باشید (توضيح: البته امكانات كامل چنين سامانه‌اي هنوز به طور كامل در كشور ما راه‌انداري نشده است. اما به زودي محقق خواهد شد).

این نرم‌افزار همچنین داراي گزینه «دوربین ترافیک» نیز هست و از این طریق و به کمک دوربین گوشیتان تصاویر موجود بر سر راه شما را می‌گیرد و با گزینه «پیش‌بینی» اتفاقاتی را که در چند ساعت آینده از نظر ترافیکی رخ خواهد داد پیش‌بینی مي‌كند.

هر دو گزینه بسیار کاربردی می‌باشند و در موقعیت‌هایی که نمی‌دانید چه پیش خواهد آمد شما را حمایت می‌کنند.برای مثال شما را از بازسازی جاده، تصادف احتمالی و غیره آگاه می‌سازد و بدین طریق تشخیص می‌دهید که در مسیر مورد نطر باقی بمانید یا اینکه تغییر مسیر دهید. همچنین از این نرم‌افزار برای رهایی از ترافیک صبحگاهی نیز می‌توانید استفاده کنید.

دوركاري به مدد IT
اما تنها و بهترین راه برای عدم حضوردر محل کار ولی پیش بردن کارها چیست؟
كافي است لپ‌تاپ خود را همراه خود داشته باشيد و هر جا که می‌خواهید بروید و تنها با یک تماس، از يك نرم‌افزار دسترسی از راه دور بهره بگیرید.
يكي از بهترين نرم‌افزارها براي اين كار Free Remote-Access Tools است كه اين كار را براي شما تسهيل مي‌كند.