ایتنا - کار پشتیبانی شامل نظارت بر کارایی فرآیند، دریافت آمار و اطلاعات مرتبط با فرآیند، اعتبارسنجی طراحی رویکرد برای مدیریت فرآیند و هم‌چنین مدیریت فرآیند است.

در قسمت ششم این مطلب، فاز پنجم متدولوژی عملیاتی BPM ارائه گردید. در این مطلب فاز ۶ یعنی پشتیبانی (Support) شرح داده خواهد شد.



فاز ۶: پشتیبانی (Support)

آخرین فاز متدولوژی BPM، فاز پشتیبانی است. در سه فاز گذشته (تجزیه و تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی) بحث بر روی تیم پروژه بود، لیکن در فاز پشتیبانی، وظایف به عهده واحد پشتیبانی فرآیند – مستقر در سازمان- خواهد بود تا وظیفه گزارش‌دهی به مسئول فرآیند را دارد.
همان‌گونه که در فاز پنجم توضیح داده شد، در انتهای فاز پیاده‎سازی، در مرحله راه‌اندازی، انتقال پشتیبانی از تیم پروژه به واحد پشتیبانی سازمان صورت می‌گیرد. زمانی که فاز پیاده‌سازی پایان می‌یابد، برخی از اعضاء تیم پروژه (رهبران تغییر و اعضاء اصلی تیم) به واحدهای کاری خود باز می‌گردند و باقی اعضاء (مدیر پروژه، کارشناسان طراحی چارت سازمانی و کارشناسان طراحی فرآیند) برای پروژه بعدی آماده می‌شوند.
واحد پشتیبانی سازمان شامل چندین تیم است که هر یک از آنها به پشتیبانی یک یا چند فرآیند می‌پردازند.
کار پشتیبانی شامل نظارت بر کارایی فرآیند، دریافت آمار و اطلاعات مرتبط با فرآیند، اعتبارسنجی طراحی رویکرد برای مدیریت فرآیند و هم‌چنین مدیریت فرآیند است.
نظارت بر کارایی و دریافت آمار و اطلاعات فرآیند می‌تواند به صورت خودکار توسط ابزارهای BPMS انجام گیرد، بدین صورت که معمولاً تعدادی از نمودارهای عمومی فرآیندها (مانند تعداد فرآیندهای اجرا شده، متوسط زمان اجرای هر فعالیت و ...) به صورت پیش‌فرض، در ابزار BPMS وجود دارد، لیکن نمودارهای خاص هر فرآیند (به طور مثال "تعداد مأموریت‌های خارج از کشور" در فرآیند درخواست مأموریت) به همراه شاخص‌های کلیدی عمکرد می‌بایست -به صورت اختصاصی- توسط ماژول‌های ابزار BPMS طراحی شوند.
از این طریق می‌توانید متوجه شوید که فرآیندها توانسته‌اند به اهداف از پیش تعیین شده دست یابند یا خیر.
این اطلاعات می‌تواند به عنوان بازخورد در شناسایی مشکلات فرآیندها -در پروژه‌های آتی- کاربردی باشند.
در یک سازمان فرآیندگرا، عملکرد فرآیند، معیاری برای اهدای پاداش به کارکنان سازمان محسوب می‌گردد.
در نهایت تیم پشتیبانی فرآیند، تمامی مشکلات ایجاد شده در نمونه فرآیندها را بر طرف ساخته و با همکاری مدیر فرآیند به بهبود آنها می‌پردازد.
دستیابی به بهبود فرآیندها، نیاز به گذشت زمان و منابع زیادی از تیم اجرایی پروژه دارد که برای انجام آن می‌بایست فرآیندها اولویت‌بندی، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی شوند.

نتیجه‌گیری:
در مطالبی که تاکنون ارائه شده‌اند، سعی بر این بوده تا یک متدولوژی برای پروژه‌های BPM معرفی گردد. هدف از این مطالب، نشر یک منبع و نقشه راه کلی برای افراد درگیر در این پروژه‌ها بوده و نمی‌توان انتظار داشت که تمامی مطالبی که عنوان شد، به صورت صد درصد در سازمان‌ها قابل پیاده‌سازی باشد.
خوشبختانه سازمان‌هایی که در رویکرد پیاده‌سازی خود، از این متدولوژی بهره گرفته‌اند، آن را مفید اعلام نموده‌اند.
با توجه به اینکه این تکنولوژی، تازه به بلوغ رسیده و ابزارهای BPMS مدام در حال بهبود هستند، افراد هیجان زده شده و انتظاراتی خارج از توان تکنولوژی را خواستارند.
در این مطالب سعی بر این بوده است که با یک دید واقع‌گرایانه به مزایای اصلی این رویکرد بپردازیم.

منبع: پایگاه دانش BPM رایورز