نرم‎افزار خرید داخلی چیست؟ - نکاتی قبل از خرید نرم افزار

به گزارش ایتنا به نقل از آرین سیستم با وجود فضای رقابتی حاکم، می‌توان با تهیه و کار با نرم‎افزار خرید داخلی همراه با انعطاف در پاسخگویی به نیاز مشتریان ، به موفقیت در خرید مناسب محصولات دست یافت. از آنجا که خرید و تدارکات در تهیه کالاهای مورد نیاز هر سازمان نقش اساسی ایفا می کند ، مکانیزه نمودن این فرآیندها در طراحی سیستم خرید امری ضروری به شمار می آید. جهت درخواست و برآورده نمودن به موقع سفارش کالا ، باید اطلاعات کاملی از موجودی محصولات وجود داشته باشد که این امر اهمیت خرید نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات را بیش از بیش نشان می‌دهد. در نتیجه مدیران از طریق نرم‎افزار خرید داخلی می توانند در جهت تامین به موقع کالا با بالاترین کیفیت و مناسب ترین هزینه اقدام نمایند.

نرم‎افزار خرید و تدارکات داخلی چیست؟
کسب و کارهای متوسط و بزرگ برای مدیریت خرید های داخلی انجام شده نیاز به نرم‎افزاری یکپارچه خواهند داشت که در آن بتوانند مامور خرید تعریف کنند و خرید و تدارکات سازمان خود را مدیریت کنند ، از کاربردهای سیستم تدارکات داخلی می توان به محاسبه قیمت تمام شده کالای تولید شده ، کنترل جریان داخلی و خارجی خرید کالا ، برقراری ارتباط با سایر سیستم های انبار و حسابداری، قابلیت محاسبه ، پیگیری و صدور سند مالی اشاره کرد. همچنین باید در نرم‎افزار خرید سهولت پیگیری در ثبت و کنترل فرآیند درخواست خرید تا تکمیل عملیات خرید و انتقال قیمت فاکتور خرید برای مشتریان فراهم شده باشد تا از خرید تمام اقلام درخواست شده در موعد مقرر و تحویل آن به واحد درخواست کننده به همراه مشاهده گزارش های مناسبی که در سیستم نرم‎افزار خرید پیاده سازی شده اطمینان حاصل کنند.


شرح وظایف مامور خرید

• مسئول تعیین منبع خرید
  خرید اقلام مورد نیاز مرکز
  شناسایی و مشخص کردن حایگزینی مناسب برای عرضه کالا و خدمات
  بررسی و کسب اطلاعات جامع در خصوص نیازها
  مسئول بررسی قیمت و شرایط خرید و دریافت ضمانتنامه ها و سایر موارد خرید

ویژگی های نرم‎افزار خرید و تدارکات

• گزارش کنترلی ارتباطات فاکتور خرید و وارده انبار نرم‎افزار خرید
  بررسی درخواست کالا
  تعیین مراحل مختلف تایید درخواست ها و سایر اسناد قابل ثبت در سیستم نرم‎افزار خرید
  ثبت برآورد قیمت و میزان تغییرات مجاز در درخواست کالا

چه نکاتی را باید شما ، قبل از خرید نرم‎افزار لجستیک یا خرید داخلی توجه کنید؟

1- دارای قابلیت گروه بندی ارائه کنندگان خدمات و کالا:
امکان گروه بندی تامین کنندگان کالا بر اساس خدمات و کالایی که مورد نیاز واحد تدارکات است و فروشنده آن را تولید یا ارائه می کند ، باید در نرم‎افزارخرید و تدارکات داخلی وجود داشته باشد که این یکی از امکاناتی است که نرم‎افزار خرید داخلی باید داشته باشد.

2- تهیه گزارش کالا:
جهت مشاهده انواع گزارش های کالا و تسهیل در دستیابی به آن در نرم‎افزار خرید داخلی باید اطلاعات رسیدها و حواله ها پس از ثبت ، ذخیره و نگهداری شود. بنابراین تعبیه فضایی در نرم‎افزار خرید داخلی ضروری می باشد.

3- روش ثبت و ارزیابی موجودی کالا:
با توجه به ساختار محاسباتی سازمان میتوان از نرم‎افزار تدارک خرید داخلی بر اساس پشتیبانی از دو روش FIFO یا LIFO و یا هردو روش در جهت ارزیابی موجودی کالا استفاده کرد.

4- انطباق با نرم‎افزارهای OFFICE:
برای دریافت نتیجه بهتر از گزارشات مختلف آماری که بر اساس آن تصمیم گیری و اقدامات مناسبی اخذ می گردد ، لازم است نرم‎افزار خرید داخلی قابلیت ثبت و ارسال گزارش های خرید و فروش و سفارش را در نرم‎افزارهای آفیس از جمله, Excel , Word , PDF , Rich text format Tab-Separated text داشته باشد.

5- امکان ارتباط با سایر سیستم ها:
برای تسهیل در دریافت و پاسخگویی به درخواست های خرید هر واحد ، ارتباط نرم‎افزار خرید داخلی با سیستم های انبار ، فروش و تولید امری ضروری بشمار می آید. این قابلیت ارتباط اجرای سفارشات برون سازمانی و پیش بینی کالاهای مورد نیاز هر یک از واحدها را مهیا می سازد.