نرم افزار آرشیو اسناد و نقش آن در بروکراسی اداری شرکت ها

به گزارش سرویس اخبار نرم افزاری به نقل از واحد تولید و پشتیبانی نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم، مدت­ها بود که در سازمان­ها با افزایش حجم مستندات، بروکراسی به یک اصطلاح ثابت در سیستم اداری تبدیل شده و بر این اساس در جهت کاهش راهکارهای نادرست، هدر دادن انرژی کارمندان و کاهش سودآوری شرکت، روش مکاتبات به سمت افزایش کیفیت و رضایت کاری تغییر کرده است. بنابراین کاملاً احساس می شود الویت کاری تمام شرکت­ها و سازمان­ها بهره مندی و کار با راهکارهای نرم افزار آرشیو اسناد به عنوان یکی از سریع ترین و مناسب ترین راه حل­های سرعت بخشیدن به کار و کاهش هزینه­های نگهداری و بازیابی اطلاعات شده است. با استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد به مرور زمان از بین رفتن اطلاعات به حداقل می رسد و با نظم و ترتیب در نگهداری اطلاعات، چراغی برای تصمیمات حال و آینده روشن می شود.
 

سه مورد از مزایای مدیریت و بایگانی اسناد
مدیران با وجود نرم افزار آرشیو اسناد دیگر ترسی از به سرقت رفتن و یا مفقود شدن اسناد و مدارک اداری ندارند و با امنیت بالا و حداقل زمان می توانند اسناد و مدارک را در نرم افزار آرشیو اسناد طبقه بندی کرده و دیگر مشکلی درباره فضای فیزیکی مورد نیاز برای نگهداری مدارک و اسناد نخواهند داشت. حتی به راحتی می توانند با امکان تنظیم کاربری مشخص کنند چه کسانی امکان دسترسی یا ایجاد تغییر در اسناد و مدارک محرمانه را خواهند داشت و به راحتی اسناد را اسکن شده تبدیل به اسناد الکترونیکی کرده و در نرم افزار آرشیو اسناد ثبت کنند. از دیگر مزایا و قابلیت­ های نرم افزار آرشیو اسناد در سازمان­ها می توان اشاره کرد به :
 

در محیط اداری با استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد، با برقراری سریع تر و بهتر استرس کارکنان بابت بایگانی اسناد مالی کاهش پیدا کرده و در نتیجه بایگانی اسناد و مدارک تسهیل و عملکرد کارکنان را بهبود می بخشد.
 

وجود نرم افزار آرشیو اسناد باعث شده مردم توقع داشته باشند در زمان مراجعه به ادارات، پیگیری امور مالی و اداری آنها با کاهش کاغذ بازی  و مدیریت اسناد الکترونیکی در حداقل زمان و با دقت انجام شود. بنابراین می توان گفت نتایج به دست آمده از کاربرد و مزایای نرم افزار آرشیو اسناد در سیستم اداری موجب کاهش تعارض بین مراجعین و کارکنان به دلیل حداقل رساندن مراجعه به اتاق­های مختلف برای جستجو سند و امضاء و ... شده و رضایت ارباب رجوع را به صورت چشمگیری افزایش داده است.