ايتنا - شیرپوینت و پراجکت سرور، راهکارهای سازمانی کمپانی مایکروسافت را بیشتر بشناسیم

شیرپوینت و پراجکت سرور، راهکارهای سازمانی کمپانی مایکروسافت را بیشتر بشناسیم

راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت یا EPM یک پلتفرم بسیار انعطاف پذیر و پویا می باشد که بسیاری از سازمان ها با اندازه های مختلف می توانند جهت تسهیل فرآیند های سازمان و اتوماسیون فرآیندهای مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو از آن بهره مند شوند.

---------------- رپرتاژ آگهی -----------------

امروزه مدیران سازمان های کوچک و بزرگ در تلاش هستند تا تغییرات مهم و موثری را در جهت ایجاد تغییر و ساختن محیط های پویای سازمانی ایجاد کنند. راهکار های سازمانی می توانند اطلاعات و موارد مورد نیاز و مناسب را از قسمت های مختلف سازمان در کوتاهترین زمان ممکن به صورت قالب هایی کارآ و موثر در دسترس افراد و مدیران قرار داده و همچنین این راهکار های می توانند تصمیم گیری ها و سیاست های اتخاذ شده توسط مدیران در بالای سازمان را به سرعت به سطوح میانی و عملیاتی جاری سازد.

راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت یا EPM یک پلتفرم بسیار انعطاف پذیر و پویا می باشد که بسیاری از سازمان ها با اندازه های مختلف می توانند جهت تسهیل فرآیند های سازمان و اتوماسیون فرآیندهای مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو از آن بهره مند شوند.
راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت قابلیت های نوآورانه ای را برای مدیریت پروژه و برنامه های سازمانی ارائه می کند. این راه حل های جامع سازمانی برای همکاری، ارتباطات و انعطاف سازمانی، بستر های محکمی را در اختیار ادارات و یا سازمان ها می گذارد. کل چرخه عمر پروژه، از آغاز ایده (طرح) تا اتمام پروژه توسط این پلتفرم برنامه ریزی، اجرا و نظارت می شود. تمامی مراحل و پروژه و گام های برداشته شده و گام های بعدی در پروژه در EPM قابل رهگیری و مشاهده می باشد. سازمان های مختلف می توانند تصمیمات محاسبه شده و منطقی ای در زمینه سرمایه گذاری پروژه، سرمایه گذاری منابع، افزایش هزینه و غیره اتخاذ کنند. همچنین تیم های پراکنده جغرافیایی میتوانند با بهره گیری از راه حل های EPM فعالیت پروژه خود را مدیریت کنند، اطلاعات مربوط به آن را به روز کرده و بطور کلی اطلاعات را به یک مخزن مرکزی تبدیل کنند. راهکار مدیریت پروژه سازمانی ابزار و بینش لازم جهت بهینه سازی سرمایه گذاری ها، کاهش و همچنین مدیریت ریسک و هدایت ارزش سهامداران در کل چرخه عمر پروژه و پورتفولیو را در اختیار سازمان ها قرار می دهد.

چرخه عمر EPM و راه حل سازمانی مایکروسافت

• ایجاد کردن (خلق): در مرحله اول چرخه عمر پورتفولیو، راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت به سازمان ها اجازه می دهد تا داده ها و اطلاعات مهم در انواع پروژه ها را توسعه داده و ضبط کنند.
• انتخاب کردن (گزینش): جهت تسهیل در انتخاب پروژه ها در یک پورتفولیو، راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت به سازمان کمک می کند تا بصورت هدفمند برای برنامه ریزی های آینده اولویت بندی استراتژیک انجام دهند.
• برنامه ریزی: پس از انتخاب پورتفولیو، راهکار مدیریت پروژه سازمانی یک سازمان را قادر می کند تا برنامه های دقیق پروژه را تهیه کرده، منابع را به پروژه های مشخص اختصاص داده و سطح مهارت را تعیین کند.
• مدیریت کردن: راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت با استفاده آسان از ابزار ها و کارکردهای آشنا و چشمگیر نسبت به پروژه های یک شرکت، همکاری را در بین تیم های پروژه در سراسر سازمان مدیریت کرده و ارتقا می دهد.

- شیرپوینت
شیرپوینت یکی از راهکارهای ارائه شده توسط شرکت مایکروسافت می باشد که بیشتر جهت کاربردهای سازمانی نظیر مدیریت محتوا و مدیریت اسناد مورد استفاده قرار می گیرد. این راهکار شامل مجموعه ای گسترده از تکنولوژی های چند منظوره تحت وب می باشد که یکپارچگی بالایی با مجموعه مایکروسافت آفیس دارد. شیرپوینت پلتفرمی برای راهکارهایی همچون مدیریت اطلاعات، پورتال داخلی سازمانی، تعاملات کاربران، شبکه های اجتماعی، وب سایت ها، هوش تجاری و جستجوی سازمانی می باشد. این راهکار قابلیت یکپارچه سازی سیستم ها، فرایندها و اتوماسیون گردش کارها را فراهم می کند. این پلتفرم مجموعه کاملی از API ها و تکنولوژی های مورد نیاز برای توسعه دهندگان، مدیران و برنامه نویسان فراهم می آورد.

محصولات شیرپوینت شامل موارد زیر می باشد:
1- شیرپوینت آنلاین
سرویسی مبتین بر ابر یا cloud-based که توسط مایکروسافت کنترل می شود و برای بیزینس هایی در هر اندازه مناسب می باشد. به جای نصب و راه اندازی سرور شیرپوینت ، هر کسب و کار یا سازمان می تواند در یک برنامه مایکروسافت 365 یا سرویس آنلاین شیرپوینت مستقل اشتراک اخذ کند.
2- شیرپوینت سرور
سازمان ها می توانند با استفاده از سرور شیرپوینت در محل یا با اخذ اشتراک office 365 enterprise از آخرین ویژگی های آن استفاده کنند.
3- طراح شیرپوینت 2013 SharePoint Designer 2013 |
برنامه ای رایگان که در سال 2013 ارائه شده است. این برنامه برای طراحی و ساختن راهکارهای قوی سازمانی استفاده می شود.
4- OneDrive for Business Sync
برنامه ای مبتنی بر دسکتاپ که سازمان می تواند برای همگام سازی اسناد و اطلاعات از یک سایت تیمی یا OneDrive for Business با رایانه خود برای بهره گیری آفلاین استفاده کند.\

پشتیبانی و نگهداری شیرپوینت
خدمات پشتیبانی و نگهداری شیرپوینت به سازمان ها و مدیران این اطمینان را می دهد که راه حل های شیرپوینت از عملکرد صحیح و درستی برخوردار هستند و کاربران را قادر می سازد تا وظایف تجاری خود را با موفقیت انجام دهند. از جمله خدمات پشتیبانی شیرپوینت می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1- شناسایی و اشکال زدایی کد (های) معیوب
2- شناسایی و حل مشکلات مربوط به ساختار و سخت افزار (برنامه های طراحی شده ی نادرست، توزیع های نادرست نقش های سرور، سرور های اشتباه تنظیم شده یا overloaded)
3- تنظیم ویژگی ها و برنامه های کاربردی شیرپوینت (تنظیم جریان های نامناسب کار، افزودنی های ناسازگار، مشکلات جستجو).
4- توجه به مشکلات احراز هویت کاربر و پیکربندی مجوزهای کاربری
5- رفع مشکلات مدیریت محتوا (نمایه سازی محتوا، ایجاد محتوا و موضوعات اشتراک گذاری و موارد دیگر)
6- رفع مشکلات مربوط به عملکرد مانند زمان بارگذاری صفحات، عدم امکان دسترسی به سایت های شیرپوینت و مشکلات ادغام

انواع روش های پشتیبانی و نگهداری شیرپوینت
1- پشتیبانی و نگهداری اصلاح کننده: در این نوع پشتیبانی، به شناسایی مشکلات و علت اصلی آن ها کمک می شود و راه حل های مناسب برای مشکلات گزارش شده ارائه می شود. این نوع پشتیبانی با تایید و اعتبارسنجی وضوح و توزیع اصلاحات برای اطمینان از عملکرد های سازگار پلتفرم دنبال می شود.
2- پشتیبانی و نگهداری پیشگیرنده: این مورد شامل خدمات از قبیل نظارت بر مشکلات احتمالی، ارائه راه حل ها، تأیید و اعتبارسنجی راه حل، مدیریت انتشار جهت توزیع مناسب اصلاحات می باشد. این امر به ارائه تجربه بی وقفه در دسترس و مدیریت اطلاعات کمک می کند.
3- پشتیبانی و نگهداری انطباقی: این نوع پشتیبانی شامل پشتیبانی اولیه انتقال، اتصال، به روز رسانی های بسته نرم افزاری و رفع مشکل، آموزش کاربری در زمینه ارتقاء ویژگی ها، اصلاح مجدد و نوشتن مجزز موارد مشکل زا بر اساس بررسی های طراحی شده می باشد.
4- ارتقاء ها:شامل ترفند ها و موارد اضافی مرتبط با پرتال سازمان شامل تغییر نیازهای تجاری و مرتبط سازی این سیستم عامل جهت بهبود کارایی کسب و کار می باشد. بعلاوه، این مورد شامل تجزیه و تحلیل موثر، اندازه گیری معیارها و بهینه سازی پلتفرم می باشد.

پراجکت سرور
پراجکت سرور یکی از سرویس های موجود بر روی مایکروسافت شیرپوینت می باشد. این برنامه از رو سیستم قدرتمند شیرپوینت و اس کیو ال سرور SQL server استفاده میکند. پراجکت سرور یک راهکار منعطف به روز جهت مدیریت و کنترل پروژه و مدیریت پورتفولیو می باشد.
به طور کلی، سه نقش کلی برای پراجکت سرور می توان تعریف کرد که هر سازمان بنابر نیازهای خود میتواند این نقش ها را انتخاب کرده و بکار گیرد:
1- مدیریت پیشرفت پروژه و وظایف
2- مدیریت زمان
3- مدیریت تقاضا و درخواست

مدیریت پیشرفت پروژه و وظایف در پراجکت سرور
این نقش بیشتر در سازمان های با کنترل عمودی (از بالا به پایین) استفاده می شود و تمامی استراتژی ها و پیشبرد وظایف توسط واحد کنترل پروژه یا PMO مدیریت می شود. در اینگونه سازمان ها از پراجکت سرور جهت برنامه ریزی، اولویت بندی وظایف، مدیریتی چگونگی انجام وظایف، مدیریت راهکارهای اجرایی حل مشکلات و Master project استفاده می شود.

مدیریت زمان
این نقش در سازمان هایی استفاده می شود که بیشتر بر مدیریت زمان و زمان انجام پروژه ها تاکید می کند. این گونه سازمان ها بیشتر از صورتحساب های متشکل از زمان صرف شده و مواد مصرفی استفاده میکنند. از جمله مواردی که در این نقش به آنها اشاره میشود:
- مدت زمان پروژه چقدر به طول می انجامد
- منابع اطلاعاتی هزینه ها مشخص شوند
- کنترل کردن فعالیت ها بر طبق زمان
- لحاظ کردن دوره زمانی مالی
- تهیه و تنظیم تقویم های کاری
- و غیره

مدیریت تقاضا و درخواست
این نقش در سازمان هایی استفاده می شود که در حال رشد می باشند. آنها از مدیریت تقاضا و درخواست جهت مدیریت پروژه های خود استفاده میکنند. این سازمان ها از امکانات وسیعی برای کنترل وظایف بهره می گیرند. این سازمان ها معمولا پروژه های خود را به صورت مداوم به روز رسانی میکنند و در فاصله های زمانی کوتاه گزارش گیری هایی از وضعیت عملکرد خواهند داشت.