در سال‌های اخیر، هیاهوی بسیاری در رابطه با بکارگیری هوشمندی تجاری (Business Intelligence) یا BI در کسب‌وکارها ایجاد شده است. شرکت‌ها در حال سرمایه‌گذاری‌های میلیون دلاری در تکنولوژی هوشمندی تجاری هستند اما در صورتی که این سرمایه‌گذاری به ایجاد یک زیرساخت قوی برای کسب‌وکارهوشمند ختم نشوند، عملا نتیجه مطلوبی به دنبال نخواهد داشت.
هواپیمایی را تصور کنید که می‌خواهد از یک شهر به مقصد شهر بزرگ دیگری حرکت کند. اگر خط سیر پرواز فقط یک درجه از مسیر منحرف شود، ممکن است مقصد به اقیانوس ختم شود. واقعیت این است که هواپیما‌ها در ۹۵ درصد موارد بیش از یک درجه از مسیر انحراف دارند، با این حال اکثر آنها در مقصد صحیح فرود می‌آیند. به عبارتی با وجود طوفان‌ها، تغییر شرایط باد، تلاطم، و همه نوسانات و عدم قطعیت‌هایی که در طول مسیر با آن روبرو می‌شوند، قادرند در مقصد مورد نظر فرود بیایند. به طور مشابه، هدف اولیه یک سرمایه‌گذاری در هوشمندی تجاری این‌ست که با وجود تمام طوفان‌هایی که در مسیر حرکت وجود دارد، به شرکت‌ها در رسیدن به مقاصد مشخص آنها کمک شود. بنابراین با درک چگونگی موفقیت خلبان‌ها، رهبران سازمان می‌توانند بازگشت سرمایه خوبی از سرمایه‌گذاری اولیه خود بر هوشمندی تجاری داشته باشند.
اما خلبان‌ها چگونه موفق می شوند؟ با مدیریت موثر ۶ متغیر بحرانی زیر می‌توان این موفقیت را در کسبوکار شبیه سازی کرد:
۱- نقطه شروع شفاف: خلبان به وضوح می‌داند که در حال شروع پرواز از کدام شهر است و وضعیت جاری چیست. هیچ چیز مبهمی در مورد آگاهی او از واقعیت، به گونه‌ای که هست نه به گونه‌ای که او می‌خواهد باشد و نه به گونه‌ای که به نظر می‌رسد باشد و نه به نحوی که کمک خلبان توصیف می‌کند، وجود ندارد. به طور مشابه، در کسب‌وکارهم باید یک درک صحیح مبتنی بر اطلاعات واقعی و جامع از تمام عملیات‌ها و فرایندها وجود داشته باشد که در موقع لزوم، وضعیت فعلی یا همان نقطه شروع پرواز را به طور دقیق نمایان کند.
۲- مقصد مشخص: خلبان نمی‌تواند در یک مکان تصادفی فرود بیاید و ادعا کند به مقصد رسیده است. او باید تصمیم‌های به‌موقعی را در طول مسیر بگیرد تا به مقصد از پیش تعیین شده برسد. به طور مشابه در کسب‌وکارباید به هوشمندی تجاری به عنوان وسیله‌ای برای رسیدن به مقصد و حرکت در مسیر چشم‌انداز، اهداف و استراتژی‌ها نگاه کرد و نه به عنوان یک موجودیت مجزا و یا صرفاً یک قابلیت تکنولوژیک. این چشم‌انداز سپس باید به گونه‌ای باشد که هر فرد تصمیم‌گیرنده تصور واضحی از مقصدی که برای رسیدن به آن تلاش می‌کند داشته باشد. در حالی‌که به طور هم‌زمان اطمینان حاصل می‌کند که همه این‌ها به هدف مشترک سطح بالایی کمک می‌کنند.
۳-داشتن برنامه: خلبان تا زمانی‌که یک برنامه پرواز واضح نداشته باشد پرواز نمی‌کند. این نقشه به او کمک می‌کند که بفهمد چگونه از نقطه شروع به مقصد برسد. به طور مشابه، هوشمندی تجاری باید همانند یک اهرم عمل کند تا نقشه مسیر سازمان از جایی که امروز است به جایی که در آینده باید باشد ترسیم شود. یک روش تصویری برای نمایش نقشه (که نقطه‌ی آغاز را به انتها متصل می‌کند و همه‌ی نکات ظریف کسبوکار مثل فروش بیشتر در فصل چهارم، افزایش فروش در انتهای ماه و انتهای هر فصل، و تفاوت فصل‌ها و گرایش‌ها را درنظر می‌گیرد) امکان پیش‌بینی پارامترهای بعدی را محقق خواهد کرد. این موضوع، در بیشتر پروزه های هوشمندی تجاری ضعیف ارزیابی شده است.
۴ - قابلیت تغییرپذیری کافی: خلبان می‌داند که در ۹۵٪ موارد از مسیر انحراف دارد. او عدم ثبات نسبت به نقشه را انتظار دارد و با آن مقابله می‌کند. به طور مشابه، رهبران نیاز دارند تا تغییر را پیش‌بینی کنند، یعنی همچنان‌که در مواجهه با تغییر بیش از حد تعجب نمی کنند، نباید آن‌قدر نویز ایجاد کنند که سیگنال از بین برود. همان‌طور که خلبان برآوردهای دقیق انجام می دهد و اهرم های صحیح را به کار می‌گیرد، رهبران نیاز دارند فضا و فرهنگی را آماده کنند که افراد بتوانند در آرامش ارزیابی کنند و مجموعه صحیحی از محرک‌های عملکردی را به دقت تنظیم کنند. بدون این پیش‌نیاز ساده، بسیاری از پروژه های هوشمندی تجاری شکست خورده اند.
۵- قابلیت عکس‌العمل سریع: زمانی‌که یک درجه منحرف شده‌اید و به سرعت آن را اصلاح می‌کنید، شاید بیش از یک مایل مسیر اضافه طی نکنید. ولی اگر برای مدتی هواپیما را به حال خود رها کنید به سرعت صدها مایل از مسیر اصلی منحرف می‌شوید. خلبان کابینی پر از ابزار دارد که به او می‌گوید به چه میزان به جایی که باید باشد نزدیک است و مرتباً علائم بصری و هشدارهایی برای اصلاح مسیر ارائه می‌شود. به طور مشابه، هوشمندی تجاری نیز باید علائم هشدار دهنده و مصوری از فاصله با عملکرد مطلوب را ارائه کند(مانند یک نمودار میله‌ای در محور زمان). با این حال یک نمودار خطی تجمعی می‌تواند به صورت مصور، وسعت فاصله تا عملکرد را برجسته‌تر نیز نمایش دهد. بیشتر این‌که، تغییرات فروش می‌تواند با ناپایداری‌های مالی به واسطه هزینه‌های ثابت تغییرات زیادی بکند. در مثالی دیگر، شاید در کسبوکار این موضوع امری معمول باشد که یک افت ۵ درصدی درآمد به افت ۳۰ درصدی در سودآوری بیانجامد و متعاقباً به کاهش ۵۰ درصدی ارزش بازار منجر شود. چنین فاصله‌هایی حیاتی باید به وضوح و به صورت بصری نشان داده شوند تا کارمندان تاثیر تصمیم‌‌گیری‌های به موقع را درک کنند.
۶ - قابلیت عکس‌العمل مداوم: خلبان به طور مداوم و در هر دقیقه مسیر حرکت را اصلاح می‌کند. او نمی‌تواند یک ساعت برای تصمیم‌گیری این که چه کاری باید انجام دهد زمان بگذارد. این وضعیت را با یک کسبوکار معمولی مقایسه کنید، یک ماه زمان سپری می‌شود و حتی چند هفته بعد دفاتر مالی بسته می‌شوند و تازه بعد از آن، مدیران متوجه می‌شوند که وضعیت کسبوکار در ماه گذشته چگونه بوده است، به علاوه در بهترین حالت این وضعیت صرفاً ۱۲ فرصت برای اصلاح مسیر در یک چرخه‌ی یک ساله را در اختیار مدیران قرار می دهد. اگر یک هواپیما باید مسیر شهر مبدا به شهر مقصد را تنها با ۱۲ اصلاح مسیر بر مبنای مکانی که هواپیما در زمان اصلاح مسیر قبلی بوده است طی می‌کرد قطعاً مقصد به اقیانوس ختم می‌شد! هر چه نوسانات و عدم قطعیت در محیط کسبوکار افزایش پیدا می‌کند، نیاز به اصلاح مداوم مسیر حیاتی‌تر می‌شود. شاید بتوان گفت که مهم‌ترین تمرکز یک راهکار هوشمندی تجاری باید بر اصلاح مداوم و آینده نگرانه مسیر حرکت باشد.
بدون این ویژگی‌ها از هوشمندی تجاری فقط تعدادی گزارش و نمودارهای مصور زیبا باقی خواهد ماند که اگرچه کاربردهایی خواهند داشت ولی ارزش ایجاد شده توسط آنها متناسب با میزان سرمایه‌گذاری اولیه نخواهد بود. با مد نظر قرار دادن ویژگی‌های ۶ گانه فوق، می‌توان انتظار داشت که یک راهکار هوشمندی تجاری بتواند برای سازمان، ارزش افزوده مناسبی ایجاد کند و بازگشت سرمایه‌گذاری اولیه روی آن را تضمین کند، این وضعیت مطلوب همان کمک به مدیران در هدایت هواپیمای کسب‌وکارشان در رسیدن به مقاصد کوتاه و بلند مدت متعدد مد نظر آنها است.
منبع: ماهنامه دنیای کامپیوتر و ارتباطات
