ايتنا - رویکردهای مختلف BPM یا مدیریت فرآیند

امروزه تعداد کمی از افراد وجود دارند که ارزش مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) را انکارکنند، اما احتمالا تعداد کمتری نیز از این افراد هستند که می‌توانند معنای دقیقی از BPM ارائه دهند.

به گزارش ایتنا از فراگستر، این مسئله به آن دلیل است که افراد مختلف معانی متفاوتی از BPM را درک می کنند که بسته به نوع فرایندهای مورد نیاز سازمان و چگونگی مدیریت فرایندها در سازمان، این معانی تغییر می کند. به این ترتیب ۴ معنی اصلی برای مدیریت فرایند کسب و کار در ذیل ارائه می شود.

رویکردهای مختلف BPM عبارتند از:

مدیریت فرآیند مبتنی بر گردش کار
یک گردش کار نحوه تعامل شخص به شخص و شخص با سیستم را درون فضای BPM بیان می کند. سندی کمزلی(Sandy Kemsley) ، از تحلیگران سیستمی اعتقاد براین دارد که گردش کار در جایی صورت می‌گیرد که BPM یا مدیریت فرآیند درآن مستقر باشد.
این تحلیلگر روی سایت اینترنتی خود نوشت: «در ابتدا گردش کاری سازمان وجود داشته است و به بیان دقیق تر می توان گفت که مسیریابی شخص به شخص از اسناد اسکن شده از طریق یک نقشه فرایند که از قبل در سازمان موجود بوده، وجود داشت.»

اگر بخواهیم این مسئله را به صورت جامع‌تر در حوزه BPM بررسی کنیم، گردش کار در مقابل فرآیند یکپارچه‌سازی ابزارهای سازمانی(EAI) قرار می‌گیرد و در نتیجه می‌تواند به عنوان ابزار یکپارچگی کارمندان در سازمان دیده شود.

BPM مبتنی بر اسناد
مدیریت اسناد و گردش کار در سازمان به صورت دست به دست انجام می‌شود. ردیابی اسناد و تغییراتی که روی آنها اعمال شده است در فرآیند گردش کار انجام می‌شود و نگهداری از اسناد سازمانی با صحت کامل، به صورت ایمن و با قابلیت در دسترس بودن از عناصر ضروری کسب و کارها از قبل از انقلاب کامپیوتر تا به حال می باشد.

سیستم‌های مدیریت اسناد سازمانی که امروزه مورد استفاده قرار می‌گیرند، از تکنولوژی های کامپیوتری برای ذخیره اطلاعات، برقراری امنیت، فهرست‌گیری و بازیابی بهره می‌برند. دردسترس بودن این اسناد اهمیت فزاینده ای برای سازمان دارد زیرا گاهی اوقات یک سند می‌تواند در بخش‌های مختلف توسط ابزارهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد.
بر این اساس، یکپارچگی با سیستم‌های فرآیند کسب و کار موجود، عنصر اصلی برای موفقیت BPM مبتنی بر اسناد می باشد.

BPM مبتنی بر قوانین کسب و کار
استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری به نخستین روزهای معرفی هوش مصنوعی برمی‌گردد که طی آن محققان به دنبال توصیف سیستم‌های پیچیده در شرایط ساده بودند تا مراکزی ارائه شود که مبتنی بر قوانین موجود بتوان از آنها بهره برد.
همانند نخستین رایانه‌های تجربی که سعی در تقلید بازی شطرنج داشتند، این سیستم‌ها در قالب ماشین‌های دولتی مورد استفاده قرار می‌گرفتند. فرآیندها تا حدودی شبیه به قوانین بازی دنبال می‌شد و سازمان‌ها به طور صریح یا ضمنی را با واژه کلیدی قوانین معرفی می کردند که تعیین می کرد که در بخش های مشخصی از فرایند چه تصمیمات و تغییراتی باید اعمال شود و یا چه اختیاراتی را می توان درخواست کرد .

این فرآیند همچنان به کار گرفته می شود و سیستم‌های نرم‌افزاری به عنوان موتور استناجی‌ در موتور قواعد کسب و کار یا سیستم‌های مدیریت قواعد کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرند.
پیچیدگی ایجاد و نگهداری قوانین کسب و کار اغلب مانعی برای استفاده گسترده این سیستم‌ها می باشد.

BPM مبتنی بر EAI
روش‌های مختلف برای یکپارچه‌سازی داده‌های عملیاتی بدست آمده از سیستم‌های مختلف از دهه ۱۹۹۰ مطرح شد تا در نهایت یکپارچه‌سازی ابزارهای سازمانی(EAI) روی کار آمد. از آنجا که این روش‌ها معمولا با یکپارچه‌سازی به صورت جزء به جزء انجام می‌شد، صف بندی پیام‌ها برای فرآیند یکپارچگی ابزارهای سازمان عمومیت فراوان یافت.
به عنوان مثال، در حال حاضر سابقه چک‌های بانکی یا درخواست برای موجودی یک حساب بانکی مبتنی بر یک فرآیند انجام می‌شود و سرورهای مخصوص BPM به طور جامع بر اساس سیستم‌های EAI عمل می‌کنند.

امروزه بسیاری از متخصصان معماری سازمانی مایل هستند تا مشکلات فرایندهای کسب و کار به عنوان مشکلات یکپارچگی داده ببینند. در موارد مشابه تعدادی نیز، در جستجوی مدیریت خودکارسازی فرایند در امتداد خطوط یکپارچگی های |B۲B و EDI خواهند بود.