ايتنا - پنج دلیل برای خودکارسازی فرایند کسب و کار

شاید بسیاری از مدیران برای مکانیزه کردن فرایند کسب و کار خود بوسیله یک نرم‌افزار و یک سیستم مدیریت کسب و کار دچار تردیدهایی باشند ولی در ادامه به معرفی پنج دلیل اصلی برای تحقق این امر مهم خواهیم پرداخت.

به گزارش ایتنا از فراگستر، این مقاله به معرفی پنج دلیل اصلی برای مکانیزه کردن فرایندهای کسب و کار می‌پردازد که این دلایل می‌توانند مدیران را برای تصمیم‌گیری در این زمینه راهنمایی کند. به همین دلیل نیز خواندن آن برای مدیران و کارشناسان بسیار مفید خواهد بود زیرا کارشناسان نیز می‌توانند دلیل استفاده از یک سامانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار در شرکتشان را درک کنند.

۱- ثبت یک سیستم متحد برای ارتباط در شرکت
در طول فرایندهای شرکت‌های سنتی، برخی درخواست‌ها برای مدت طولانی بدست یک مدیر نمی‌رسند و برخی از درخواست‌ها بیش از حد سریع بدست مدیران خواهند رسید، در این میان امکان درک مفهوم مورد نیاز برخی از ارتباطات در شرکت‌ها نیازمند چند بار رفت و برگشت مکاتبات خواهد بود ولی با استفاده از یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار عملا هردو مورد یاد شده رفع خواهند شد زیرا اولویت‌بندی درخواست‌ها بر اساس اولویت‌ امور کاری شرکت خواهد بود و همه درخواست‌ها به دور از خطای انسانی به مدیریت مربوطه خواهند رسید و طبقه‌بندی و محتوای هر درخواست به سادگی قابل درک خواهد بود.

۲- اجبار به مسئولیت پذیری
در فرایند کاری سنتی ممکن است مدیر شرکت برای رسیدگی به یک مورد که به آن توجه کافی از سوی کارمندان نشده است، با مشکلی به نام عدم توانایی شناسایی فرد مسئول روبرو شود، ولی با یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بصورت قطعی در هر لحظه‌ای می‌توان دریافت که هر فرد، مسئول چه کاری در آن لحظه است و به این ترتیب می‌توان با بازخواست افراد در زمینه وظیفه محول شده، مسئولیت پذیری را در بدنه کاری سازمان یا شرکت بالا برد.

۳- به حداقل رساندن هزینه ناشی از خطای انسانی
حتی باهوش‌ترین افراد نیز ممکن است با خطای انسانی خود بصورت ناخواسته به شرکت لطمه بزنند، برای نمونه اگر سررسید تاریخ یک پرداخت فراموش شود، اعتبار شرکت زیر سوال خواهد رفت.
برای جلوگیری از چنین مواردی باید به سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار اعتماد کرد زیرا تمامی درخواست‌ها، تمامی سررسید‌های پرداخت و غیره در این سیستم با هشداردهی قبلی به چند نفر که شامل مدیران و کارمندان مربوطه است ارسال خواهد شد.

۴- ایجاد دیدگاه صحیح نسبت به موقعیت فعلی
شاید یک مدیر در سیستم سنتی نداند که در لحظه چه تعداد درخواست در میز منشی او انباشته شده است و چه تعداد درخواست تائید شده توسط او، در فرایندهای کاری شرکت انجام شده و کدام درخواست‌ها در کدام مرحله هستند. ولی با استفاده از یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار می‌توان در هر لحظه به یک دیدگاه صحیح نسبت به موقعیت فرایندهای کاری شرکت دست پیدا کرد که این امر می‌تواند به‌عنوان یک نکته بسیار مهم برای هر مدیری مطرح باشد زیرا با این امکان، مدیر مربوطه می تواند کسب و کار خود را به صورت دقیق کنترل کند.

۵- مدیریت تائید درخواست‌ها
شاید در سازمان‌های سنتی وجود فردی در شرکت به نام «فرد همه‌چیزدان» را درک کرده باشید، این افراد معمولا در هنگام نیاز به بررسی یک درخواست می‌توانند اطلاعاتی را درباره آن به شما بدهند و فرد مسئول درخواست را به شما معرفی کنند ولی این امر کاملا سنتی، زمان‌بر، دارای پتانسیل خطا و غیرفنی است. در سیستم‌های مدیریت کسب و کار می‌توان برای هر درخواست فرد مسئول را شناسایی کرد و درصورت عدم حضور او نیز، جریان کاری شرکت به سادگی در این سامانه‌ها تعیین خواهد کرد که چه کسی به جای او این وظیفه را در اختیار خواهد داشت.