ايتنا - چرا BPM؟

با توجه به محیط رقابتی و پویای کسب‌و‌کار، سازمان‌ها با چالش‌ها و فرصت‌های جدیدی روبرو می‌شوند که برای دستیابی به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه به صورت مستمر نیازمند استفاده بهینه از فرصت‌ها و چابکی در‌ برابر چالش‌ها هستند.

یک سازمان، زمانی می‌تواند به این مهم دست پیدا کند که افراد و سایر منابع سازمان از جمله سیستم‌های اطلاعاتی آن بتوانند به بهترین شیوه ممکن با‌ هم ارتباط و همکاری داشته باشند که این امر نیازمند شناسایی، تحلیل، پیاده‌ سازی، پایش و بهبود فرآیندهای موجود در سازمان است.

رشد فناوری و مطرح شدن مفاهیم جدید در علم مدیریت کسب ‌وکار، راه‌حلی جدید با نام «مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار» (Business Process Management:BPM) برای غلبه بر این چالش‌ها و استفاده بهینه از فرصت‌های پیش‌‌روی فراهم می‌کند.

در بسیاری از سازمان‌ها فرآیندهای کسب‌و‌کار ناشناخته است و مدیران تنها به بررسی و تحلیل خروجی فرآیندها اکتفا کرده، حال آنکه با بررسی و تحلیل مراحل فرآیند و بهبود مستمر آن می‌توان تأثیر چشمگیری در افزایش کارآیی، بهره‌‌وری، رضایتمندی و رسیدن به اهداف کسب‌و‌کار مشاهده کرد.

هدف اصلی BPM چیدمان صحیح فرآیند‌های سازمان بر اساس اهداف کسب‌و‌کار است، که با ایجاد امکان ارزیابی و اندازه‌گیری کارایی فرآیند‌ها، بستر مناسبی برای بهبود و بهینه‌سازی مستمر فراهم می‌کند.

تاریخچـــه

شاید بتوان ظهور تفکر «مدیریت و بهبود فرآیند» را در اولین تعاریف ارائه شده در مورد وظیفه و ساختارهای وظیفه‌ای در کسب‌و‌کار جستجو کرد و نشان داد که چگونه تغییرات دائمی محیط کسب‌و‌کار، سازمان‌ها را به سوی تفکر فرآیندی سوق داد.

در قرن هجدهم، آدام اسمیت مفهوم تقسیم‌کار و وظیفه را مطرح کرد و بعد از آن مطالعات فردریک تیلور (بنیان‌گذار مدیریت علمی در اوایل قرن بیستم) نشان داد هرچه‌قدر که وظیفه‌ها دقیق‌تر و جزئی‌تر تعریف شوند و بهترین روش انجام یک کار شناسایی، اندازه‌گیری و آموزش داده شود، تولید و بهره‌وری سازمان‌ها به صورت چشم‌گیری افزایش پیدا خواهد کرد.

نظریات فوق و سایر تحقیقات مشابه در نیمه اول قرن بیستم منجر به شکل‌گیری ساختارهای وظیفه‌گرای متعدد و متنوعی در محیط‌های کسب‌و‌کار گردید.

بعد از جنگ جهانی دوم پارادایم جدیدی با عنوان «کیفیت» حوزه کسب‌و‌کار را تحت تأثیر قرار داد و بالا بردن کیفیت محصولات در کنار کمیت را کلید اصلی موفقیت در نظر گرفت.

کیفیت عبارت است از ارائه محصول یا خدمت مطابق با انتظار مشتري و به بهترین روش ممکن.

تخصصی شدن بیش از حد وظایف در ساختارهای وظیفه‌ای و ارتباط کم‌رنگ هریک از بخش‌های کاری با سایر بخش‌ها در سازمان، تولید محصول متناسب با نیاز و توقع مشتری را بسیار مشکل می‌نمود.

به‌همین دلیل در دهه ۴۰ میلادی ادوارد دمینگ «مديريت كيفيت جامع» (Total Quality Management: TQM) را معرفی نمود.

TQM ساختار سیستماتیکی است كه بر بهبود مستمر كليه فعاليت‌هاي دروني يك سازمان تأكيد دارد. سه اصل اساسی در مدیریت کیفیت جامع عبارتند از «تمركز بر نياز و انتظارات مشتريان»، «توانمند‌كردن كاركنان» و «بهينه‌سازي فرآيندها».

هدف از بهینه‌سازی فرآیندها، افزایش کیفیت ارزش ارائه‌شده به‌ مشتری همراه‌ با کاهش زمان و هزینه انجام فرآیند است.
بهینه‌سازی فرآیند‌ها مستلزم شناسایی کلیه فعالیت‌های سازمان، شناسایی معیار‌ها و اندازه‌گیری و کنترل دقیق آنها است.

دمینگ اعتقاد داشت: بهبود کامل هریک از مراحل انجام کار (ساختار وظیفه‌گرا) لزوماً به بهبود کامل فرآیند منجر نمی‌شود و برای بهبود فرآیند باید end-to-end هر فرآیند را در نظر گرفت. مشکل زمانی بروز پیدا می‌کند که رابطه ضعیفی بین واحدهای سازمانی برقرار باشد.

در ابتدای دهه ۹۰ میلادی و پس‌ از موفقیت چشمگیر ژاپنی‌ها در استفاده از TQM، شرکت‌های آمریکایی «مهندسی مجدد فرآیندها» (Business Process Reengineering: BPR) را بکار بردند.
BPR معتقد بود که بهبود فرآیندها باید بر‌مبنای اهداف سازمان باشد نه صرفاً بر‌مبنای از‌ بین‌ بردن انحرافات و نقصان‌ها.
به همین دلیل فرآیندهایی که با اهداف سازمان یکپارچه نیستند، باید از‌ ابتدا مهندسی و طراحی گردند.

در دیدگاه مهندسی مجدد، فرآیندهای اصلی سازمان شامل فرآیندهایی است که منتج به حصول اهداف و ایجاد ارزش باشد و سایر فرآیندهای اضافی می‌بایست حذف شوند.

با اجرایی‌شدن مهندسی مجدد فرآیندها در سازمان ارتباط ساختار‌های وظیفه‌ای با یکدیگر در قالب گروه‌های فرآیندی به وجود می‌آیند و وظایف از حالت یک‌بُعدی و ساده به وظایف چند‌بُعدی تبدیل می‌شوند.

چارچوب رادیکالی، ریسک بالا، تغییرات آنی در سطح سازمان و در نتیجه ایجاد مقاومت در برابر این تغییرات و همچنین هزینه‌های بالای اجرایی‌شدن آن منجر به شکل‌گیری رویکرد «مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار» با تأکید بر «بهبود مستمر فرآیندها» در اواخر دهه ۹۰ میلادی گردید.

مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار (BPM) به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا با شناسایی فرآیندها، بهره‌گیری از تکنولوژی برای خودکارسازی آنها، پایش و بهبود مستمر فرآیندهای سازمانی ، کارایی و بهره‌وری و انطباق‌پذیری سازمان خود را افزایش دهند.

همانند توسعه نظریه‌های مدیریت در اواخر قرن بیستم، پیشرفت در حوزه IT و نوآوری در سیستم‌های اطلاعاتی نیز، بستر و ابزار مناسبی برای پیشرفت و پذیرش دیدگاه فرآیندی در سازمانها به وجود آورد.

در اوایل دهه ۵۰ میلادی که کامپیوترهای اولیه در برخی از سازمان‌ها برای انجام وظایف محدودی مورد استفاده قرار گرفتند تا امروز که سیستم‌های اطلاعاتی عضو حیاتی و مؤثر در طول زنجیره تأمین یک سازمان قرار دارند، گام‌های بسیاری برداشته شده است.

از اولین سیستم‌های ایجاد شده در این حوزه، «سیستم‌های مدیریت پایگاه داده» (Database Management System: DBMS) بودند که برای سازمان‌ها امکان متمرکز‌ کردن داده‌های برنامه‌های کاربردی و دسترسی به داده‌های ذخیره شده را فراهم می‌کردند.

این سیستم‌ها در پروژه‌های TQM و مدیریت داده‌های محاسباتی و آماری، بسیار مورد استفاده قرار گرفتند. DBMSها به واسطه یکپارچه‌سازی داده‌ها در سطح سازمان، نقشی کلیدی در توسعه ERPها در اواخر دهه هشتاد و اوایل دهه ۹۰ میلادی ایفا کردند.

سیستم‌های «برنامه‌ریزی منابع سازمانی» (Enterprise Resource Planning: ERP) وظیفه مکانیزه کردن کلیه فرآیندهای سازمانی را برعهده داشتند، از فرآیند دریافت سفارش از مشتریان گرفته تا تحویل سفارش و پرداخت.
اما در‌ عمل تغییر برنامه‌های کاربردی و فرآیندها در سیستم‌های ERP چندان ساده به نظر نمی‌رسید و مستلزم صرف هزینه و زمان بسیار بود.

در اواسط دهه ۹۰ میلادی، نسل جدیدی از سیستم های اطلاعاتی بوجود آمد که تاکیدشان جد‌اکردن «جریان‌کار» از «برنامه‌های کاربردی» و مدیریت آنها بود.

«سیستم‌های مدیریت جریان‌کاری» (WorkFlow Management System: WFMS) شامل دو مؤلفه «مدل‌سازی جریان‌کاری» و «اجرای جریان‌کاری» است.

نسل اول سیستم‌های گردش کار، بیشتر، نقش به گردش درآودن مستندات را برعهده داشتند.

با توجه به قابلیت‌های محدود سیستم‌های مدیریت جریان‌کاری، نیاز سازمان‌ها برای مکانیزه‌کردن فرآیندهای پیچیده، گزارش‌گیری از مراحل فرآیند و امکان یکپارچگی اطلاعات با سایر سیستم‌ها میسر نمی‌شد.

با ظهور تکنولوژی (EAI (Enterprise Application Integration و ارائه معماری سرویس‌گرا ، BPMS ها به عنوان ابزاری در جهت طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب‌و‌کار معرفی شد.
تعریف فوق نشان می‌دهد که BPMS مجموعه‎ای از ماژول‌های طراحی‌شده بر مبنای اصول BPM است که تمامی چرخه آن از طراحی تا بهبود را پشتیبانی می‌کند.

تفاوت BPMS و WFMS

برخلاف WFMS ها، BPMS قابلیت یکپارچه‌شدن با‌ سایر نرم‌افزار‌های موجود در سازمان را دارا می‌باشد.

در واقع WorkFlow بخشی از BPMS است و BPMS مجموعه‌ای از WorkFlowها با قابلیت هماهنگ‌کردن فعالیت‌ها در نرم‌افزارهای مختلف است.

BPMS منطق کسب‌و‌کار را از نرم‌افزار جدا می‌کند، به این معنی که BPMS به طور مستقل از نرم‌افزار به تعریف، اجرا و مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار میپردازد. در نتیجه تغییر در فرآیند کسب‌و‌کار منجر به تغییر نرم‌افزار نمی‌شود.

همین امر دلیلی بر انعطاف‌پذیری بالا با صرف حداقل هزینه و زمان است. BPMS مجموعه‌ای از ابزارها و ماژول‌ها، جهت پشتیبانی‌از تمامی مراحل چرخه فرآیند و‌ ایجاد یکپارچگی در سطح سازمان است.
-----------------------------------------------
منبع: پایگاه دانش BPM رایورز