گزارش تصویری ایتنا: راهکارهایی جذاب برای مدیریت بهینه پوشه ورودی جیمیل

تنظیم صفحه خواندن

صفحه خواندن راهی برای خواندن ایمیل‌ها در کنار نمای استاندارد صندوق ورودی به شما ارائه می‌دهد. این امر سرعت خواندن و پاسخ به پیام‌ها را سرعت می‌بخشد. شما می‌توانید صفحه خواندن را در زیر صندوق ورودی یا در سمت راست صندوق ورودی خود مشاهده کنید. به جای انتخاب یک پنجره دائمی ، می‌توانید گزینه‌ای را انتخاب کنید که به شما امکان می‌دهد بین حالت تقسیم صفحه و نمای صندوق ورودی استاندارد خود جابجا شوید. برای فعال سازی این قابلیت، گزینه  "No split"را انتخاب کنید. به این ترتیب شما در سمت راست و بالای صندوق ورودی خود آیکونی خواهید داشت که پیش نمایشی از پیام‌ها در زیر صندوق ورودی خود داشته باشید یا این که نمای صندوق ورودی تان به صورت استاندارد باشد.

فعال‌سازی اعلان دسکتاپ برای جیمیل

با رفتن به تنظیمات می‌توانید اعلان‌های دسکتاپ جیمیل را روشن کنید. برای این کار می‌بایست به بخش تنظیمات رفته و در قسمت گزینه‌های General بخش Desktop notifications را پیدا کنید. روی گزینهNew mail notifications  کلیک کنید. از این پس هنگام رسیدن ایمیل جدید یک اعلان پاپ آپ در سمت راست پایین صفحه مرورگر خود مشاهده خواهید کرد.

فعال سازی آیکون پیام خوانده نشده

در عین حال اگر در معرض اعلان‌های دسکتاپ قرار دارید اما می‌خواهید وضعیت صندوق ورودی خود را در حین کار در سربرگ‌های دیگر تحت نظر داشته باشید راه حل دیگری وجود دارد. به تنظیمات جیمیل بروید، سپس در بخش تنظیمات «Advanced» در منوی «General» به پایین بروید تا گزینه "Unread message icon" را ببینید. اگر این گزینه را فعال کنید میتوانید تعداد پیام‌های خوانده نشده خود را به صورت عددی کوچک روی آیکون جیمیل ببینید.

ساخت فهرستی برای گروه بندی ایمیل ها

اگر بیشتر اوقات به گروه خاصی از افراد ایمیل ارسال می‌کنید میتوانید از این ابزار برای صرفه جویی در وقت خود استفاده کنید. شما می‌توانید فهرستی از آدرس‌های ایمیل را در یک گروه قرار بدهید و برای آن گروهی نامی انتخاب کنید.

ایجاد الگوی‌های کاربردی در جیمیل

اگر به صورت کلی پیام یا پیام‌های خاصی را برای افراد ارسال می‌کنید، می‌توانید با تبدیل آنها به یک الگو در زمان خود صرفه جویی کنید. شما می‌توانید حداکثر 50 الگوی جیمیل ایجاد کنید و هر کدام را که بخواهید فقط با چند کلیک در متن ایمیل وارد کنید. ابتدا باید حساب جیمیل خود را فعال کنید تا امکان ایجاد الگو فراهم شود. به تنظیمات خود بروید و سپس در زیر زبانه «General» روی گزینه "Advanced" کلیک کنید. به صندوق ورودی خود برگردید، یک پنجره جدید برای نوشتن ایمیل باز کنید و هر انچه می‌خواهید به الگو تبدیل کنید تایپ کنید. پس از اتمام کار روی منوی سه نقطه در قسمت پایین و سمپ راست پنجره نوشتن پیام جدید کلیک کنید. به قسمت «Templates» بروید و سپس گزینه  «Save draft as template» را انتخاب کنید.  اکنون فقط باید برای الگوی خود یک نام قابل تشخیص بگذارید. برای استفاده از الگوی خود یک پنجره پاپ آپ جدید برای نوشتن ایمیل باز کنید و دوباره روی منوی سه نقطه و «Templates» کلیک کنید و از صفحه منوی بعدی که ظاهر می‌شود، نام الگو خود را انتخاب کنید.

از برچسب‌های ایمیل بیشترین استفاده را ببرید

برچسب‌ها نسخه جیمیل برای ایجاد پوشه در صندوق ورودی شما است. برای ایجاد برچسب جدید باید به سمت چپ صندوق ورودی جیمیل خود نگاه کنید و به پایین بروید تا زمانی که بتوانید گزینه "More" را ببینید و روی آن کلیک کنید. دوباره به پایین بروید تا گزینه "Create new label" را مشاهده کنید. اگر روی این گزینه کلیک کنید می‌توانید نامی به برچسب خود بدهید.  همچنین می‌توانید برچسب‌های اضافی را در زیرمجموعه برچسب اصلی قرار بدهید و برچسب‌های فرعی ایجاد کنید. این یک روش مفید برای مدیریت دقیق برچسب‌های جیمیل شما است. همچنین می‌توانید رنگ برچسب‌های جیمیل خود را تغییر دهید تا در یک نگاه بتوانید به صورت موثر تری سازماندهی پیام‌های خود را انجام دهید.  برای تغییر رنگ، روی برچسبی که می‌خواهید ویرایش کنید بروید و سپس روی منوی سه نقطه که ظاهر می‌شود کلیک کنید و روی Label color کلیک کنید تا رنگ برچسب شما تغییر کند. آسانترین راه برای انتقال ایمیل به یک برچسب کشیدن و رها کردن آن در جایی است که می‌خواهید.

فعال سازی میانبرهای جیمیل

جیمیل میانبرهای زیادی دارد که می‌توانید از آنها استفاده کنید. برای این کار اول میبایست میانبر مورد نظر خود را فعال کنید. برای انجام این کار به تنظیمات خود بروید و سپس در بخش "General" به پایین بروید تا روی گزینه  keyboard shortcuts on کلیک کنید. توصیه می‌کنیم برای دیدن لیست کاملی از میانبرهایی که اکنون می‌توانید از آنها استفاده کنید به راهنمای مفید گوگل برای همه میانبرهایی که در حال حاضر در سرویس ایمیل کار می‌کنند نگاهی بیندازید.

استفاده از قابلیت Auto-Advance برای مشاهده سریع ایمیل ها

اگر نیاز است که به تعداد زیادی از ایمیل‌ها پاسخ بدهید می‌توانید با فعالسازی این قابلیت پس از پاسخ دادن به یک ایمیل مستقیم به ایمیل بعدی بروید. به بخش تنظیمات بروید و روی گزینه Advanced تحت منوی General کلیک کنید تا قابلیت یاد شده برایتان فعال شود.