ايتنا - چه مهارت‌هایی برای موفقیت در مدیریت کسب و کار (BPM) مورد نیاز هستند؟

یکی از سؤالات رایج مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) در مورد مهارت‌های مورد نیاز برای موفقیت در آن است.

از زمانی‌که محققان و متخصصان در زمینه مدیریت و تحلیل فرآیند، اهمیت مهارت‌های مدل‌سازی را دریافتند، عوامل مختلفی در موفقیت BPM نقش داشته که شامل مهارت‌های پیشرفته فردی یا سازگاری مدل‌های ذهنی با واقعیت و نگرش‌ها است.

گارتنر (Gartner, Inc) پانزده مهارت اساسی را برای کسب موفقیت در هر پروژه BPM مطرح کرده است. با توجه به تصویر زیر، این مهارت‌ها در ۳ گروه تحولی (transformational)، کاربردی (operational) و فنی (technical) جا داده شده‌اند.

با توجه به این تصویر، لیست صلاحیت‌های آورده شده در "تحول، کاربردی و فنی" چهارچوبی کلی و مناسب برای بررسی مهارت در BPM است. هم‌چنین ممکن است در نظر گرفتن عواملی مانند تمرین و انجام فعالیت‌های اصلی مورد نیاز برای موفقیت در BPM حائز اهمیت باشد.

در حاشیه این نوشتار، به صورت مختصر به این سؤال پاسخ می‌دهیم که "BPM چیست؟ " . BPM نظمی مدیریتی است که برای بهبود و مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌شود و شامل بهره‌مندی از مهارت‌هایی هم‌چون کشف فرآیند، نقشه‌برداری و مدل‌سازی فرآیند، معیارها، شاخص‌های کلیدی عملکرد، همکاری، تصمیم‌گیری و نظارت بر فرآیند، است.

استفاده موفق از BPM، نیازمند کسب مهارت در موارد زیر است:

     -هماهنگی فرآیندها با استراتژی کسب‌وکار
     -کشف و مدل‌سازی فرآیندها
     -اندازه‌گیری فرآیندها
     -تحلیل و سنجش فرآیندها
     -قوانین و سیاست‌های محصول
     -بهبود فرآیندها
     -مدیریت تغییرات یک فرهنگ
     -نظارت بر تصمیم‌گیری
     -استقرار تکنولوژی

مجموعه مهارت‌های مورد نیاز برای موفقیت در این زمینه به طور کلی شامل موارد زیر می‌باشد:

     -تفکر سیستمی
     -کشف فرآیند
     -مدل‌سازی فرآیند
     -تسهیل فرآیند
     -اندازه‌گیری عملکرد
     -تحلیل فرآیند
     -طراحی فرآیند
     -مدیریت قوانین و تصمیم‌ها
     -مدیریت تغییرات
     -ایجاد و نظارت بر عناصر برتری
     -مدیریت پروژه
     -مهارت‌های فنی (جمع آوری نیازهای BPM ، طراحی بر اساس تجربیات کاربر، بهینه‌سازی و شبیه‌سازی)

لیست کاملی از دوره‌های یادگیری BPM در تصویر زیر، آمده است که چکیده‌ای از تجربیات آکادمیک فعالان این حوزه در ساخت دانش و توسعه مهارت BPM می‌باشد. (مطالعه بیشتر)

دوره‌های ذکر شده برای دریافت مدرک مهارت در BPM در اکثر مجموعه‌های آموزشی فعال در این زمینه به کار می‌رود. برای کسب این مدارک هر کدام از مهارت‌های زیر معمولا دارای سهم نسبی مشخصی در سنجش آن هستند که به صورت تقریبی به شرح زیر است:

     -محتوای فرآیند ۱۵%
     -مدل‌سازی فرآیند ۲۰%
     -بهبود فرآیند (تحلیل و طراحی) ۱۵%
     -اندازه‌گیری فرآیند ۱۵%
     -تکنولوژی‌های فرآیند BPMS , BPMN) ۲۰%)
     -سازمان فرآیند محور (نقش‌ها، مدیریت و نظم سازمانی) ۱۵%

دیدگاه‌های کاربردی دیگری نیز برای حصول مهارت‌های لازم در چرخه حیات فرآیند BPM در هر پروژه وجود دارد.

بیش از یک دهه قبل، عبارت معروف "بزرگ بیاندیشید، محتاطانه آغاز کنید، سریع دست به کار شوید" توسط دکتر میکائیل هامر برای موفقیت در طراحی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR)، توصیه شد. برای به کار بردن این قانون در عمل، متخصصان BPM نیازمند ارزیابی گسترده سازمان برای انتخاب بهترین فرآیند هستند که به طور کلی شامل تعریف پروژه BPM، اندازه‌گیری و تحلیل کارائی کنونی، طراحی مجدد فرآیند سازمانی، اجرای تغییرات و ساخت محیطی جهت مدیریت فرآیند، می‌باشد.

ممکن است مراحل بیان شده برای کسانی که به تازگی آغاز به یادگیری و تمرین نموده‌اند، کمی ناملموس باشد؛ لیکن با پیگیری یکی از دیدگاه‌های بیان شده، نیاز به مهارت‌های دیگر حس شده و به دنبال آن با تمرین و تحلیل فرآیندها همه چیز مانند پازلی به وسعت یک سازمان در کنار یکدیگر جا می‌گیرد.

در پروژه‌های BPM آسیب‌هایی نیز وجود دارد که در تمام مراحل، سلامت فرآیند را تهدید می‌نماید. در این میان مدیریت راهبری تغییرات فرآیند باید مورد توجه ویژه قرار گیرد. تعدادی توصیه کلیدی که متخصصان بیان می‌کنند به شرح زیر است:

     -نگاه‌کردن به کسب و کار از خارج از سازمان و از دید مشتری بهتر از نگاه‌کردن به کسب و کار از داخل سازمان است.
     -ایجاد ارتباط BPM با تصمیمات استراتزیک سازمان
     -پیگیری حقایق و بازخوردهای فرآیند
     -سادگی فرآیند، پشتیبانی در دسترس

منبع: پایگاه دانش BPM رایورز