ايتنا - ۱۲ پرسش مهم در زمان آغاز پروژه‌های BPM

شروع یک پروژه BPM (مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار) و انتخاب یک BPMS مناسب، نیاز به یک سری مهارت دارد؛ به‌خصوص اگر سازمان شما برای نخستین بار است که برای انجام چنین کاری گام برداشته است.
راه‌های زیادی برای شروع یک پروژه BPM وجود دارد که اگر شما بخواهید یکی از آنها را انتخاب کنید می‌توانید از سؤالات زیر کمک بگیرید:

۱- چه فرایندی در دست است و آن فرایند چه کاری انجام می‌دهد؟
شما ابتدا باید ببینید که فرایند به چه حوزه‌ای مرتبط است و بدانید که حاصل آن چیست، این به شما چرایی وجود این فرایند را نشان می‌دهد. هم‌چنین باعث می‌شود که فرآیندهای حیاتی سازمان را شناسایی کنید. فرایند کسب‌وکار، باید در راستای رسیدن به نتایج موفقیت‌آمیز موردنظر مشتری باشد. خود را به یک فرایند محدود نکنید، چرا که هر فرایند در سازمان حتماً برای رفع نیاز مشتری به وجود آمده است (حتی اگر آن فرایند تکراری باشد).

۲- فرایند حاضر چگونه کار می‌کند؟
برای فهمیدن اتفاقی که در فرایند در حال روی دادن است، شما باید متوجه شوید که فرایند کنونی چه کار می‌کند. راه‌های زیادی برای این کار وجود دارد. برای مثال استفاده از فلوچارت یا متدهای CEO نمونه‌هایی از این مورد است. اگر سازمان شما یک نقشه‌ فرایند ندارد، اکنون زمان مناسبی است که شروع به کشیدن آن کنید، اما به یاد داشته باشید که هدف از این کار، تنها فهمیدن فرایند کنونی است و نیازی نیست که نقشه فرایند را به دست آوریم.

۳- چه افرادی در فرایند مشارکت دارند و نقش آنها چیست؟
درک فرایندها باعث شناسایی بهتر نقش افراد و مسئولیت‌هایی که آن‌ها در طی فرآیند بر عهده‌دارند، می‌شود. هم‌چنین به شما کمک می‌کند که افراد مناسبی را برای وظایف پیدا کنید. به همین دلیل مهم است که افراد از بخش‌های مختلف -که در مدل‌سازی فرایند مشارکت داشته‌اند- برای ایفای نقش‌های فرایند انتخاب شوند؛ چون آن‌ها وظایفی را انجام می‌دهند که بقیه افراد از آن اطلاعی ندارند و نمی‌توانند آن‌ها را در فرایند مدل‌سازی کنند.

۴- چه واحد‌هایی از کسب‌وکار در فرایند شرکت می‌کنند؟
این به شما کمک می‌کند که ذی‌نفعان را بشناسید. همچنین درک میزان پیچیدگی فرایند را برای شما تسهیل می‌کند. قانون کلی این است که اگر واحد بیشتری وجود دارد، فرایند پیچیده‌تر خواهد بود و تلاش بیشتری از شما می‌طلبد تا همگی را در یک موضع مشترک قرار دهد. هرچقدر شما در سازمانتان بخش‌های وظیفه‌ای (اصلی) داشته باشید، فرایند شما پیچیده‌تر خواهد بود. هدف بهینه‌سازی فرایند، رهایی از بخش‌های وظیفه‌ای (اصلی) بلااستفاده است و همچنین طراحی سازمان سلسله مراتبی برای تأمین نیاز مشتری است.

۵- ارزش فرایند برای مشتری چه خواهد بود؟
حالا شما شروع به پرسیدن راجع به نیازهایی که باید به آن‌ها پاسخ داده شود می‌کنید. توجه داشته باشید که در چه حوزه‌ کسب‌وکاری هستید، نیاز مشتری‌ها چیست و چگونه آن‌ها را با حداقل تعامل با مشتری می‌توانید حاضر کنید. فرایندی که به‌طور مستقیم نمی‌تواند نیاز مشتری را رفع کند، می‌بایست رها نمود. هم‌چنین وظایفی که در فرایند هستند و به‌طور واضح به هدف ما کمکی نمی‌کنند، باید از میان برداشته و یا بهبود داده شوند.

۶- فرایند از کجا شروع و در کجا به پایان می‌رسد؟
این بسیار مهم است، حتی از اینکه شما در چه کسب‌وکاری هستید هم مهم‌تر است. زمانی شما متوجه اهمیت این موضوع می‌شوید که مشاهده می‌کنید کارمندان نمی‌دانند که فرایند مشتری کجا شروع و کجا به پایان می‌رسد، بلکه آن‌ها تنها بخش خودشان را در فرایند می‌شناسند. اطمینان حاصل کنید که هر کس هم نسبت به بخش خودش و هم سایر قسمت‌ها، آگاهی داشته باشد. این امر، منجر به فعالیت بیشتر افراد در پیشرفت فرایند شده و همچنین کارها برایشان معنای بهتری پیدا خواهد نمود؛ چرا که می‌دانند کدام بخش از فرایند را انجام می‌دهند و چه نقشی در کل فرایند دارند و از به وجود آمدن بخش‌های وظیفه‌ای (اصلی) که درست کار نمی‌کنند، جلوگیری می‌کند.

۷- چه اطلاعاتی بین افراد منتقل می‌شود؟
این به شما این امکان را می‌دهد تا به جابه‌جایی‌های داخلی سمت‌وسو دهید و آنها را به حداقل برسانید چنانچه می‌خواهید از سیستم‌های BPM استفاده کنید، به شما کمک می‌کند تا اطلاعاتی که باید منتقل شوند را تشخیص دهید. زمانی که شما با یک مجموعه پیچیده از اطلاعات مواجه شدید باید بپرسید این جریان اطلاعات چرا اتفاق می‌افتد و آیا سازمان به آن‌ها نیاز خواهد داشت؟

۸- با چه سیستمی اعم از داخلی یا خارجی ارتباط دارد؟
باید ببینید شما به دنبال چه سطحی از یکپارچگی هستید. اغلب فرایندهای کسب‌وکار با سیستم‌های دیگر یکپارچه می‌شوند. بعضی‌اوقات این یکپارچگی باعث پیچیدگی بیشتر در فرایند و مسیریابی می‌شود. توجه داشته باشید که یکپارچگی باید خروجی موردنظر مشتری را به سهولت تأمین نماید. ما از تکنولوژی برای کمک به خود استفاده می‌کنیم و نباید کاملاً به آن متکی شویم. امروز ابزارهای BPM خوبی وجود دارد که این کار را برای شما انجام می‌دهند.

۹- آیا قوانین کسب‌وکاری که در فرایند تأثیرگذار باشند وجود دارد؟
بپرسید چه قوانین کسب‌وکاری در فرایند وجود دارد؛ همچنین بپرسید معمولاً چه مدت طول می‌کشد تا این قوانین تغییر کند؟ و مهم‌تر از همه آیا هنوز به کار می‌آیند؟ اگر قرار است از موتور قوانین به عنوان بخشی از ابزار BPM استفاده کنید، کمک می‌کند تا بدانید قوانین باید در فرایند قرار بگیرند یا به‌عنوان جزئی جدا از فرایند باشند.

۱۰- گزارش‌های موردنیاز شما چیست؟
اطلاعات و مسیریابی فرایند شما، بستگی به گزارش‌های موردنیاز شما دارد. اگر کاربر به گزارش‌های واحد کسب‌وکار نیاز داشته باشد، باید فیلدهای موردنظر را به فرایند اضافه کنید. بسیار مهم است که شاخص با خروجی موفقیت‌آمیز مشتری مطابقت داشته باشد؛ وگرنه اطلاعاتی که موردنظر هست را به دست نخواهید آورد. شما می‌توانید از ابزارهای کسب‌وکار هوشمند که به ابزار BPM اضافه‌شده، برای به دست آوردن اطلاعات استفاده کنید.

۱۱- مهلت زمانی پیاده‌سازی و محدودیت‌های شما چیست؟
ممکن است که افراد از شما راجع به زمان آماده‌سازی سیستم بپرسند که چه زمانی این سیستم آماده می‌شود. دقت نمایید که زمان آن را باز و منعطف بگذارید، مگر اینکه تیم تجزیه‌ و تحلیل شما همه چیز را بررسی کرده باشد. زمان تخمینی ندهید، محدودیت‌های سازمان را استخراج نموده و ببیند چه‌طور می‌شود با آنها کنار آمد.

۱۲- کسی وظیفه پاسخ‌گویی به نیازمندی‌ها و محصول نهایی را بر عهده دارد؟
پیدا کردن افراد مناسب مهم است. اگر یک نفر نیازمندی‌ها را شناسایی می‌کند و فرد دیگری تست آن‌ها را انجام می‌دهد ممکن است مشکلاتی را به دنبال داشته باشد. شما باید مطمئن بشوید که ذی‌نفعانی که در لیست شما هستند، درست انتخاب‌شده‌اند و شما به‌اندازه کافی در طول زمان پیاده‌سازی با آن‌ها بحث کرده‌اید. این خیلی مهم است که شما مطمئن باشید که مدیران ارشد، فرایند و بهبودهای آن را تأیید کرده و حمایت کامل خودشان را نشان داده باشند.

منبع: پایگاه دانش BPM رایورز