ايتنا - پیامدهای BPM بدون استفاده از Business Decision Management

هنگامی که استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار بدون در نظر داشتن مدیریت تصمیم کسب و کار BDM دنبال شود، به موازات آن پیامدهایی وجود خواهد داشت که در نهایت ناچار به چاره جویی در استفاده از فرآیندهایی که به آن نیاز دارند، خواهیم شد.

درحالی که استفاده از تکنیک ها و تکنولوژیهای BDM در موازات BPM، بدین معناست که با استفاده از نتایج فرآیندها، تصمیمات شناسایی شده، مدیریت شده و بهبود یافته تا جهت بالابردن چالاکی فرآیندها و سادگی و سازگاری بیشتر آنها، استفاده شوند.

BDM چیست؟
مدیریت تصمیم کسب و کار (BDM) که از آن با عنوان مدیریت تصمیم سازمان (EDM) نیز نام برده می شود، رویکردی است برای خودکارسازی و بهبود تصمیمات عملیاتی با اهمیت بالا.
با استفاده از قوانین کسب و کار، خدمات تصمیم برای خودکارسازی توسعه می یابند. داده های تحلیلی نیز با استفاده از پیش بینی بازار به این خدمات اضافه می شوند و از طریق بهبود و کنترل کسب و کار عملیات تصمیم سازی نیز بطور مداوم پیشرفت می کند.

خطرات ناشی از سوء مدیریت فرآیندها و تصمیمات عبارت اند از:

-تصمیمات دفن شده
اولین خطر تهدیدکننده استفاده از رویکرد BPM به صورت تنها، این است که تصمیمات در فرآیندها مدفون شده اند. به این معنی که پیچیدگی یک تصمیم با پیچیدگی های فرآیند ترکیب می شود و یا مدیریت تصمیم با مدیریت فرآیند ترکیب می شود؛ ولی مهم تر از آن این است که در این حالت نمی توان تصمیم را به عنوان ویژگی مجزای سیستم، سنجید، اندازه گیری کرد و بهبود بخشید.
اگر بخواهیم به صورت شفاف تر بیان کنیم، به کار بستن صحیح BDM به خوبی BPM به این معنی است که فرآیندهایی که از تصمیمات استفاده می کنند به آنها مرتبط شوند، نه اینکه در آنها دفن گردند. در این حالت می توان تصمیمات را به صورت مستقل بهبود بخشید.

-پیچیده شدن فرآیندها
کوتاهی کردن از مجزا نمودن تصمیمات مرتبط با فرآیندها منجر به پیچیده شدن فرآیند ها می شود. در این حالت، تصمیمات در واقع قوانینی هستند که مراحل و جزئیات آنها درون فرآیند قرار می گیرند.
در عوض، یک فرآیند ساده با یک فعالیت تصمیم گیری مشخص، فرآیند ما را قادر به انجام فعالیت ها و طی مسیرهای زیادی می نماید که روابط را مدیریت می کند. با استفاده از BDM فرآیند شما ساده می شود، چون پیچیدگی تصمیم از آن خارج شده است.

-احتمال وجود ناسازگاری
بسیاری از تصمیمات بارها در فرآیندهای مختلف به کار برده می شوند و بسیاری از تصمیمات از منطق تصمیم مشخصی بارها استفاده می کنند.
با ترکیب تصمیمات در فرآیندها کسب اطمینان از اینکه تصمیمات با فرآیندهای دیگر تناقض ندارند، دشوار است و استفاده مجدد از قوانین آن تصمیم تقریبا غیر ممکن می گردد.
با استفاده از BDM شما یک نسخه از قوانین را دارید و خواهید دانست که کدام تصمیم از کدام قانون استفاده کرده است.

-تصمیمات تنها به وسیله فرآیندها تغییر می کنند
اگر قوانین و تصمیمات یا فرآیندها ترکیب شده باشد، هر تغییری که در آن ها داده شود به معنی تغییر در فرآیند است.
برای مثال اگر مشتری قیمت های جدیدی را برای به کاربردن در فرآیند خود تقاضا کند شما به اجبار باید کل فرآیند را تغییر دهید.
مدیریت تصمیمات به این معنی است که هر بار نیاز به تغییر در تصمیمات باشد، لازم نیست که شما کل فرآیند را بار دیگر پیاده سازی کنید.

استفاده از BPM و BDM به طور موازی بسیار قدرتمند خواهد بود. بدین علت که مراحل استفاده شده در فرآیند شما واضح بوده و به همین ترتیب قوانین به کار رفته در تصمیم شما نیز کاملا واضح بوده و می تواند منجر به اطمینان خاطر شما شود.
شما می توانید در گردش کار و فرآیندتان به راحتی تغییر ایجاد کنید و همچنین به کاربران کسب و کار استفاده کننده از فرآیند اجازه تغییر در تصمیمات را دهید که این روند سیستم را بسیار چابک می نماید.
در نهایت می توانید هزینه ها را به وسیله دوری کردن از ایجاد تغییرات زیرساختی فرآیند و دست بردن در کدینگ آن ها و تغییرات در منطق فرآیند با کمک BDM به شدت کاهش دهید. برای اطمینان از مدیریت فرآیند ها و تصمیمات:

۱. شناسایی تصمیمات
قدم اول یافتن و نام گذاری و مدیریت تصمیماتی است که برای فرآیند شما اهمیت دارند. پیدا کردن تصمیمات همیشه یه سادگی انجام نمی شود.البته با تمرین این کار آسان تر خواهد شد.
برای شروع یک رویکرد BPM موارد زیر را برای مشخص کردن تصمیمات به مورد توجه قرار دهید:

تصمیمات مخفی، تصمیمات تبادلی، تصمیمات مشتری
تصمیمات مخفی آن هایی هستند که در حین طراحی فرآیند ساخته می شوند و از دید شما پنهان می مانند.
این تصمیمات سخت ترین آن ها هستند ولی بافتن آن ها بسیار جالب است. تصمیمات تبادلی و تصمیمات مشتری که با استفاده از تبادل داده ها و اطلاعات مشتری برای تغییر داده یا مسیر و یا ترتیب فرآیند استفاده می شوند.

تصمیمات دفن شده در فرآیند های پیچیده
هر وقت که با یک فرآیند پیچیده سر و کار دارید، مخصوصا آنهایی که دارای تصمیمات ترکیب شده در فرآیند هستند، شما باید تصمیمات را برای کاهش پیچیدگی به طور جدا از فرآیند بررسی نمایید و تصمیم گیری را خارج از فرآیند تغییر دهید.

تصمیماتی که بین دو فرآیند متفاوت هستند
معمولاً سازمان ها متصور هستند که شمار زیادی فرآیند دارند در حالی که بسیاری از آن ها قابل تلفیق در یک فرآیند هستند.
برای مثال در یک سازمان دولتی (که تصور می کردند بیش از ۳۰ فرآیند می توان تعریف کرد) که فقط یک فرآیند کلی و تعداد زیادی فرآیند مرتبط با آن با یک روند تصمیم گیری بسیار پیچیده برای صدور مجوز دارد. مطمئنا جدا سازی تصمیم گیری در این گونه فرآیندها به دلیل تفاوت آن ها با هم دشوار است.
برای این کار توصیه می شود فرآیند های مشابه و تصمیمات تعبیه شده در آن ها جدا شده و تغییرات اعمال شود.

۲. به کاربردن تکنولوژی BDM
برای شروع به مستند سازی و مدیریت تصمیمات درون فرآیندها، شما باید از تکنولوژی هایی برای مدیریت آنها در فرآیندهای خودکار خود بهره بگیرید:

      -استفاده از سیستم های مدیریت قوانین کسب و کار
      -انجام داده کاوی و تحلیل های پیشگویانه
      -تفکر درباره تحلیل های تصمیم

۳. تفکر درباره تصمیمات و فرآیندها
آغاز یک BPM موفق، هم نیاز به مدیریت تصمیمات و هم نیاز به مدیریت فرآیندها دارد.

      -تفاوت این دو را بیاموزید، بفهمید و آموزش دهید.
      -در مورد چرخه عمر هر کدام از آن ها به طور مستقل فکر کنید.
      -هر دوی آن ها را به طور یکسان مدیریت کنید.

تمرکز یک جانبه به فرآیندها، نادیده گرفتن تصمیمات، می تواند به پیچیدگی فرآیندها بیانجامد، مدیریت را دشوار کند و تغییرات را پر زحمت سازد. مدیریت تصمیمات و فرآیند ها منجر به سادگی، چابکی، سازگاری فرآیندها و در نتیجه کسب و کاری بهتر می شود BPM و BDM باید همراه هم به کار برده شوند.

منبع: پایگاه دانش bpm رایورز