ايتنا - مدیریت فرآیندهای کسب و کار به وسیله BPMN (تحلیل به روش SWOT)

BPMN یک روش استاندارد مدل‌سازی فرآیند است که صنایع را به خوبی پشتیبانی می‌نماید. بزرگترین مانع در عملیاتی ساختن این روش، پیچیدگی آن است که این پیچیدگی به همان اندازه‌ای که فروشندگان ابزار BPMN را تحت تأثیر قرار می‌دهد، روی کاربران انتهایی نیز تأثیرگذار است.

در فضای کنونی کسب‌وکار، کلیدی‌ترین استراتژی رقابتی برای سازمان‌ها، بررسی مستمر فناوری‌ها، تکنیک‌ها، مواد و ابزارهایی است که آنها را قادر به توسعه و تولید محصولات و خدمات جدید می‌نماید. معمولاً اغلب این محصولات باعث ایجاد پیچیدگی‌هایی می‌شوند؛ ازاین‌رو، سازمان‌ها می‌توانند به وسیله ایجاد تسلط بر توسعه، ایجاد انطباق محصولات با کاربران نهایی و با مدیریت مؤثر، مزیت‌های رقابتی ایجاد نمایند. بررسی این موضوع یکی از کاربرد‌های بی‌شمار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) را آشکار می‌سازد.

BPM رویکردی منظم برای شناسایی، طراحی، اجرا، مستندسازی، نظارت، کنترل و اندازه‌گیری فرآیندهای مکانیزه و غیرمکانیزه کسب‌وکار در جهت دستیابی به نتایج مستمر و منطبق بر استراتژی و اهداف سازمان است. BPM در مقایسه با روش‌های سنتی مدیریت (مانند عملکرد متمرکز و سلسله مراتبی) سازمان‌ها را مفیدتر، مؤثرتر و تغییر پذیرتر می‌نماید. اگرچه پیاده‌سازی موفق BPM، چالشی اساسی است و به شفافیت فرآیندهای کسب‌وکار و بهبود مستمر آنها، بستگی زیادی دارد.

از مهم‌ترین بخش‌های BPM، مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار است، یک روش مهندسی که مبتنی بر فرآیندهای سازمان می‌باشد. فرآیندی از تمام فرآیندهای جاری که ممکن است در طول عمر خود تحلیل شود و بهبود یابد.

علاوه بر این، مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار نقش مهمی را در پیاده‌سازی مدیریت فرآیندهای کاری و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان ایفا می‌نماید، حتی اگر جزء ملزومات بسیاری از برنامه‌های سنجش کیفیت ISO 9000 نباشد.

در ادامه، دلایلی را ارائه می‌دهیم که نشان می‌دهند چرا BPMN تبدیل به استانداردی پیشگام در مدل‌سازی فرآیندهای کاری شده است و چالش‌ها و تهدیدات استفاده از آن را بیان می‌کنیم. برای بررسی این موضوع، از روش تحلیلی SWOT استفاده می‌نماییم. پیش از آن، توضیح مختصری در مورد این روش تحلیلی ارائه خواهد شد.

روش SWOT که در فارسی با نام تحلیل سوات هم شناخته می‌شود، یکی از ابزارهای برنامه‌ریزی استراتژیک است که برای ارزیابی وضعیت داخلی و خارجی یک سازمان استفاده می‌شود. SWOT در انگلیسی حروف اول کلمات قوت (Strength)، ضعف (Weakness)، فرصت (Opportunity) و تهدید (Threat) است. از این روش علاوه بر برنامه‌ریزی استراتژیک، به طور کلی در تحلیل وضعیت سازمان‌ها استفاده می‌شود. در واقع تحلیل SWOT را باید ابزاری کارآمد برای شناسایی شرایط محیطی و توانایی درونی سازمان بدانیم، پایه و اساس این ابزار کارآمد در مدیریت استراتژیک و همین‌طور بازاریابی است. حال قصد داریم BPMN را از دو راهبرد قوت‌ها و فرصت‌ها (SO) و ضعف‌ها و تهدیدها (WT) بررسی نماییم.

BPMN، نقاط قوت و فرصت‌ها
BPMN اخیراً توسط بزرگ‌ترین توسعه‌دهنده استانداردهای جهانی (ISO۱) مورد تأیید قرار گرفته است. این موضوع به تنهایی باعث افزایش میزان اعتمادپذیری و پایداری BPMN خواهد شد. از زمانی که BPMN استانداردسازی شده است، پتانسیل ذاتی این روش برای بهبود ارتباطات و همکاری‌های درون/برون‌سازمانی و همچنین پتانسیل بالقوه این روش جهت اجرایی ساختن برنامه‌های کاربردی فرآیندگرا نمایان گردیده است.

BPMN معانی اجرایی و نمودار تبادلات بین آنها را تعریف می‌نماید. این معناشناسی اجرایی، درک روشن و دقیقی از عناصر BPMN ارائه می‌دهد که به موجب استفاده از نمودارهای تبادلاتی، نمودارهای BPMN را که شامل اطلاعات گرافیکی می‌باشد با زبان کاربر، کنترل‌پذیر می‌نماید. معانی اجرایی و نمودارهای تبادلاتی، قابلیت همکاری بین ابزارها و فروشندگان را مستقل از ابزار مدل‌سازی بهبود می‌بخشد.

BPMN شامل بیش از ۱۰۰ عنصر گرافیکی است و انواع مختلف مدل‌ها را تعریف می‌کند. این موضوع، موارد استفاده از BPMN برای مدل‌های فرآیندی را به روشنی افزایش می‌دهد. علاوه بر این، BPMN امکانات توسعه مکانیزم‌های مورد استفاده را جهت بهره‌مندی هر چه بیشتر از قابلیت‌های BPMN افزایش می‌دهد.

BPMN، ضعف‌ها و تهدیدات
استاندارد BPMN بسیار جامع بوده و شامل بیش از ۵۰۰ صفحه تعریف و حاوی بیش از ۱۰۰ عنصر گرافیکی برای طراحی فرآیند است. این موضوع، یادگیری BPMN را به شدت دشوار می‌سازد. به علاوه، اینکه اگر BPMN به صورت جامع آموخته نشود می‌تواند برداشت‌های متفاوتی را دربرگرفته و کاربران با دریافت تفاسیر متفاوت، به نتایج نادرستی دست یابند.

با وجود معانی اجرایی تعریف شده، مجریان و فروشندگان راهکارهای BPMN ممکن است از راه‌های متفاوت و غیر استاندارد برای اجرا و ترسیم فرآیندها استفاده نمایند که این موضوع ارتباط بین سیستم‌ها و مدل‌سازان و ابزارها را دشوار می‌نماید. علاوه بر این، اکثر ابزارهای BPMN پشتیبانی اندکی را جهت اجرای نمودارهای BPMN شامل می‌شوند.

خلاصه
جدول زیر خلاصه‌ای از نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای مدل‌سازی و مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار به وسیله BPMN را نشان می‌دهد:

منبع: پایگاه دانش BPM رایورز