Jack Heine, Frank DeSalvo و Stewart Buchanan تحلیلگران گارتنر در گزارش جدیدی آورده‌اند که سازمان‌ها بجای تمدید قرارداد در زمان اتمام مدت گارانتی تجهیزات و دستگاه‌ها، بهتر است از روش «تعویض هنگام خرابی» استفاده کنند.
در بخشی از این گزارش آمده است: «بجز گارانتی طولانی که در زمان خرید اولیه دستگاه‌ها شامل شرایط خرید می‌باشد، صرف هزینه اضافی برای تمدید ضمانت پس از اتمام مدت اولیه، عملی پرخرج و در بسیاری از موارد غیرضروری می‌باشد.»
گارتنر معتقد است شرکت‌ها برای کاهش هزینه‌های خود می‌بایستی بدنبال روش‌های دیگری بگردند.
یکی از روش‌های توصیه شده، عقد قرارداد تعمیر و نگهداری با شرکت‌های طرف سوم است زیرا این شرکت‌ها معمولاً نصف آن چیزی که OEMها برای تمدید گارانتی درخواست می‌کنند را دریافت می‌دارند.
پیشنهاد دیگر، ادامه استفاده از قطعاتی است که بطور طبیعی دوره کاری آنان باتمام رسیده و مستهلک شده‌اند.
گارتنر پیشنهاد می‌کند که استفاده از این قطعات تا زمان از کار افتادن نهائی آنان ادامه یابد زیرا معمولاً قیمت اینگونه قطعات یدکی بسیار گران می‌باشد.
در ادامه این گزارش آمده است که یکی دیگر از راه‌های پائین آوردن هزینه، کاهش سهمیه مربوط به پشتیبانی نرم‌افزاری و سخت‌افزاری در هنگام بروز حوادث و مشکلات می‌باشد: «تنها برای آندسته از سخت افزارها و نرم‌افزارهایی که از حساسیت بالا برخوردار بوده و یا می‌دانید که از پایداری خوبی برخوردار نیستند پشتیبان تهیه کنید.»
این شرکت تحقیقاتی همچنین عقیده دارد که استفاده نابجا از چاپگرهای رنگی یکی از مواردی است که افزایش بسیار زیادی را در هزینه‌ها موجب خواهد شد.
«این مشکل زمانی حادتر می‌شود که اسناد سیاه و سفید برای چاپ بر روی چاپگرهای رنگی فرستاده شوند. بهترین راه برای مقابله با این مشکل اینست که تا حد امکان از لزوم تهیه و نصب چاپگرهای رنگی در بخش‌های مختلف اطمینان حاصل شود.»
