ايتنا - مدیریت فرایند کسب و کار (Business Process Management)

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یا همان BPM، شامل روش‌ها، تکنیک ها و ابزارهایی جهت پشتیبانی از طراحی، مدیریت و تحلیل فرایندهای کسب و کار است؛

به عبارت دیگر، BPM یک رویکرد ساختار یافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است و تلاش دارد تا فرایندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نماید و به موازات آن رضایت مشتری را با افزایش کیفیت، بهبود دهد.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار یا BPM، ریشه در دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات دارد.
همین موضوع یکی از عوامل مهم محبوبیت و کارآمدی این رویکرد است.
با رشد و ترکیب این دو علم، مفهوم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار ایجاد گردیده است.

در واقع BPM پس از رویکردهای TQM و BPR در مدیریت و به موازات آن پس از ظهور سیستم‌های مدیریت پایگاه داده، سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی و سیستم‌های مدیریت گردش کار در فناوری اطلاعات، به منظور بهبود خدمات و محصولات معرفی گردید.

منظور از بهبود، عبارت است از کلیه عملیات و تغییراتی که در فرایندها ایجاد می‌گردد تا هزینه و سرعت انجام را کاهش و کیفیت خروجی فرایند را افزایش دهد.

به منظور پشتیبانی از اجرای BPM در سازمان‌ها، BPMS ها یا سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار که حاصل فناوری اطلاعات هستند، تولیدشده‌اند.

سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار با مجموعه ابزارهای خود، کلیه مراحل چرخه فرایند از طراحی و مدل‌سازی تا اجرا، پایش و بهبود را پشتیبانی می‌نمایند.

در ادامه به معرفی اجمالی هدف، اصول و توصیه های اجرایی BPM می پردازیم:

هدف
بهبود کیفیت خدمات و محصولات با استفاده از یک رویکرد ساختار یافته با تمرکز بر مدیریت فرایندهای کسب‌وکار سازمان و طراحی سیستماتیک

اصول
۱- فرایندها دارایی‌های سازمان هستند که برای مشتریان ایجاد ارزش می‌نمایند.
۲- با اندازه‌گیری، پایش، کنترل و تحلیل فرایندهای کسب‌وکار، سازمان قادر خواهد بود، ارزشی پایدار را به مشتری ارائه دهد و مبنایی برای بهبود فرایندها در اختیار داشته باشد.
۳- فرایندهای کسب‌وکار باید به صورت مستمر بهبود پیدا کنند.
۴- فناوری اطلاعات یک توانمند ساز حیاتی در اجرای BPM است.

توصیه‌های اجرایی
۱- در راستای ایجاد یک ساختار سازمانی فرایند محور، تلاش کنید.
۲- مالکان فرایندها را مشخص نمایید.
۳- مدیریت ارشد نسبت به BPM باید الزام و تعهد داشته باشند اما اجرای BPM باید با استفاده از یک رویکرد پایین به بالا انجام شود.
مدیریت ارشد سازمان، باید از رویکرد «مدیریت بر مبنای فرایندها» پشتیبانی نماید و نسبت به انجام آن خود را متعهد و ملزم بداند.
چرا که همواره مدیران میانی در برابر تغییر ساختار وظیفه‌ای به ساختار فرایندی، به دلیل محدود شدن مسئولیت‌هایشان، مقاومت می‌کنند و اگر مدیران ارشد نسبت به BPM تعهد و الزام نداشته باشند، پروژه به دلیل مقاومت‌های داخلی با شکست مواجه می‌شود.
اما طراحی فرایندها باید با استفاده از یک رویکرد پایین به بالا و به عبارتی توسط کارمندان داخلی سازمان صورت پذیرد تا مقاومت کم‌تری توسط آن‌ها در برابر تغییر وجود داشته باشد.
اگر چه نهایتاً، مالک فرایند، طراحی نهایی را تأیید خواهد نمود.
۴- سیستم های نرم‌افزاری را جهت پایش،کنترل، تحلیل و بهبود فرایندهای کسب‌وکار در سازمان مستقر کنید.
۵- با شرکای تجاری خود به طور مشترک فعالیت نمایید.
اگر چه شرکت‌ها غالباً تمایل به انجام کلیه فعالیت‌ها در داخل سازمان خود دارند، اما در مواردی نیاز به برون سپاری برخی از فعالیت‌ها است.
در این موارد لازم است که مدیریت فرایندهای کسب‌وکار را به بیرون از سازمان نیز گسترش داد تا نهایتاً ارزش مناسب و بهینه‌ای را به مشتریان ارائه داد.
۶- نیروی کار خود را به صورت مستمر تحت آموزش قرار دهید.
۷- نظام پاداش کارکنان را بر مبنای عملکرد فرایندهای کسب‌وکار استوار کنید.
۸- از متدلوژی‌های تدریجی ( نظیر 6Sigma و ...) و از متدلوژی‌های رادیکالی ( نظیر BPR) جهت بهبود فرایندهای کسب‌وکار استفاده نمایید.

در واقع BPM شامل مجموعه ابزارهایی است که هر سازمان در هر موقعیت و با توجه به شرایط می‌تواند از یکی از آن‌ها بهره ببرد.

برخی از این ابزارها عبارتند از BPR ، 6Sigma ، BPMS و ... .

BPMS در واقع یک ابزار بسیار قوی از مجموعه ابزارهای مورد استفاده BPM است.

سازمان‌هایی که از این ابزار استفاده می‌کنند، علاوه بر امکان طراحی فرایندها به صورت سیستماتیک، داده‌ها و اطلاعات فرایندی را در اختیار خواهند داشت که به واسطه آن بهبود فرایندها را تسریع می‌بخشند.
-------------------------------------------------
منبع: پایگاه دانش BPM رایورز